Руководство по RentRoute

Как устроена CRM и как в ней работать: от регистрации компании до сборки оборудования на складе.

Что такое RentRoute

RentRoute — облачная CRM для компаний, которые сдают в аренду и монтируют оборудование для мероприятий: свет, звук, сцены, медиа. Одна платформа обслуживает много компаний, и данные каждой изолированы от других.

Приложение ведёт мероприятие целиком: от заявки и сметы до сборки оборудования на складе, выезда машин и работы людей на площадке.

Что можно делать:

• вести проекты (мероприятия) в календаре и собирать по каждому полное техническое задание;
• считать сметы по своему складу, персоналу и доставке — с зонами и комплектами — и выгружать их в PDF и Excel;
• учитывать склад: позиции с фото, комплекты, остатки, объём, ремонт и то, что сейчас уехало на проекты; заводить позиции из общего каталога оборудования с ориентировочными ценами;
• вести гараж (машины, водители, сезонная смена шин, цены на топливо), команду со справочником специализаций, клиентов с категориями и постоянной скидкой, каталог услуг персонала;
• пользоваться общим для всех компаний каталогом площадок с залами, отзывами и модерацией;
• брать оборудование в добор у других прокатных компаний и давать своё — через общий каталог «Доборы»;
• находить фрилансеров — звукорежиссёров, художников по свету, монтажников — в базе RentRoute Freelance и звать их на проекты;
• отдавать ТЗ подрядчикам по публичной ссылке с QR-кодом, а сметы заказчикам — страницей с PDF, без регистрации;
• работать с командой: готовые роли и свои роли с настраиваемыми правами, чат поддержки;
• видеть проекты в своём календаре Google, Apple или Outlook по личной ссылке подписки.

Ключевые понятия:

Устройство: компании, роли, адреса

У приложения две части, с которыми вы работаете: публичный сайт и CRM компании. Каждая компания живёт на своём поддомене и видит только свои данные. Общие у всех только каталог площадок (его проверяет администратор платформы) и каталог «Доборов» — в нём другие компании видят лишь то, что вы сами выставили в добор.

Роли в компании

Ниже — стандартные права ролей. Их можно поменять, а также завести свои роли (например, «Водитель» с доступом только к гаражу и проектам) — см. «Роли и доступ» в разделе «Личный кабинет и подписка».

Сообщить о поломке на складе может любая роль. Когда подписка истекает, вся компания переходит в режим «только просмотр».

Адрес компании

У каждой компании свой адрес вида вашакомпания.rentroute.app — его вы выбираете при регистрации. Вход хранится отдельно для каждой компании: если вы работаете в двух компаниях, в каждую входите под своей учётной записью.

Первые шаги

Чтобы начать, зарегистрируйте компанию, заполните Настройки и склад, затем заведите первый проект. Посмотреть всё без регистрации можно в песочнице demo: там вход автоматический.

Регистрация компании

1. Введите поддомен (латиница, цифры, дефис), название компании, логин и e-mail владельца, пароль.
2. Отметьте согласия: обработка персональных данных, публичная оферта и пользовательское соглашение, автосписание. Маркетинговое — по желанию. Без обязательных согласий регистрация не пройдёт.
3. Если платформа требует карту, привяжите её в Т-Банке: спишется и сразу вернётся 1 ₽.
4. Начинается пробный период на 30 дней.

Вход

• Страница «Войти» — введите адрес компании, и вас перенесёт на её поддомен.
• Дальше — логин и пароль; вверху видно, в какую компанию вы входите.
• Забыли пароль: владелец сбрасывает его по ссылке из письма, сотрудникам пароль меняет владелец.
• Пароль: не короче 8 символов, хотя бы одна заглавная буква и одна цифра.
• После входа откроется стартовая страница вашей роли или та, с которой вы пришли.

Что настроить сразу после регистрации

• Настройки → Общие: логотип (попадёт в PDF), название, страна и город, адрес склада (от него считается дорога до площадки).
• Настройки смет (шестерёнка у пункта «Сметы» в меню): скидки, продление, налог на безнал, цена комплектов, что показывать в PDF, профили «от чьего имени».
• Склад: завести позиции вручную, взять из общего Каталога оборудования или импортировать из Excel по шаблону (шестерёнка у пункта «Склад»).
• Команда: проверить справочник специализаций (шестерёнка у пункта «Команда») и завести сотрудников.
• Персонал, Гараж, Клиенты — по мере надобности.
• Личный кабинет → Пользователи: создать учётные записи сотрудников с нужными ролями.
• Telegram (по желанию): токен бота, api_id, api_hash, StringSession — нужны для групп проекта.

Интерфейс

Боковое меню (некоторые пункты скрыты по правам):

1. Центр управления
2. Календарь · Проекты · Сметы
3. Склад · Персонал · Гараж · Команда · Клиенты
4. Доборы · Фриланс · Площадки · Каталог
5. Поддержка (Владелец и Технический директор; красная цифра — непрочитанные)
6. Настройки — внизу

У пунктов «Сметы», «Склад», «Команда», «Клиенты», «Доборы» и «Фриланс» есть шестерёнка: она открывает настройки раздела поверх текущей страницы, без перехода. Шестерёнку видят роли, которым доступна правка раздела (у «Смет», «Доборов» и «Фриланса» — все, кто видит раздел, но менять значения могут только роли с правом правки).

Если окно браузера на компьютере заметно сузить, меню само сворачивается до иконок; названия пунктов видны во всплывающих подсказках. На телефоне меню выезжает по кнопке-«гамбургеру»; работает только вертикальная ориентация.

На планшете (iPad, Android-планшет) приложение само включает раскладку для планшета: крупнее текст и кнопки, меню — колонкой иконок слева, таблицы помещаются без прокрутки вбок. Нужна привычная раскладка компьютера — пункт «Версия для компьютера» внизу меню; вернуть — «Версия для планшета».

Верхняя панель: заголовок раздела, язык, тема, уведомления, профиль (Личный кабинет), кнопки «Посчитать» (быстрая смета) и «Новый проект».

Совместная работа: на записи видно «Сейчас редактирует / смотрит: …» и «Изменено: кто · когда». Списки подгружаются при прокрутке.

История правок. Клик по «Изменено» открывает последние 10 изменений записи: кто, когда и что поменял — было и стало. Если последним запись правили не вы, пометка «Изменено» красная, а в окне подсвечены правки, сделанные после вашей («Изменено после вас»). Так устроены проекты и их разделы, сметы, склад, клиенты, площадки, гараж, доборы, команда и настройки. Цены и личные данные в истории видят только роли с доступом к ним.

Ряды фильтров — категории склада, специализации в Команде и в «Людях» проекта, категории клиентов — не растягиваются на полэкрана: что не влезло в строку, прячется под кнопку «Ещё N». «Показать все» раскрывает ряд, и приложение запоминает, раскрыт он или нет.

Язык и тема

• Язык: русский, английский, итальянский, немецкий, французский, китайский, японский, корейский. При первом входе определяется сам, выбор запоминается. Непереведённые строки показываются по-русски.
• Тема: светлая или тёмная (кнопка «луна / солнце»); по умолчанию — как в системе.

Проекты, календарь, сметы

Проект — это одно мероприятие и центр всего приложения. В нём собираются даты, площадка, сметы, люди, машины, файлы и список оборудования для склада.

Статусы проекта

Статусов шесть: Запрос, Бронь, Подтверждено, Оплачено, Добор и Отмена. «Бронь» — промежуточный статус между запросом и подтверждением: удобно отмечать, что даты придержаны под заказчика. «Оплачено» — подтверждённый проект, за который заказчик уже заплатил: он так же занимает склад и окрашен в календаре бирюзовым. «Добор» — проект, в котором вы отдаёте оборудование другой компании: он занимает склад, а в карточке вместо площадки и людей — условия добора (см. «Доборы» в разделе «Остальные разделы CRM»). Новый проект создаётся со статусом «Запрос». Статус можно менять в любую сторону; он окрашивает проект в календаре, а в сводке дня видно, сколько проектов в брони. Проект в статусе «Отмена» не держит оборудование: на его даты склад снова свободен.

Как создать проект

1. Нажмите «Новый проект» в верхней панели, «Создать проект» в разделе «Проекты» или кликните по дню в календаре — откроется чистая карточка проекта.
2. Впишите название прямо в шапке. Его можно и не заполнять: в списках такой проект будет «Без названия».
3. Под названием — кнопки «Выберите даты» (дата, «Несколько дней» и дата окончания), статуса, «Ответственный» и «Указать клиента».
4. Проект сохраняется сам, как только вы ввели название, выбрали даты, клиента или открыли любой раздел. Если ушли, ничего не заполнив, пустой проект не останется.
5. Площадку, сметы, людей и остальное заполняйте в разделах карточки.

Список проектов

• Поиск по названию, клиенту, адресу и описанию; поиск понимает текст, набранный в неправильной раскладке.
• Столбец «Клиент» — клиент проекта из справочника; в списке «Сметы» на его месте — заказчик сметы.
• Сортировка «По дате проекта» или «По дате изменения» — либо кликом по заголовку столбца («Название», «Статус», «Дата», «Адрес», «Стоимость»): по возрастанию, по убыванию, снять. Статус сортируется по воронке: запрос → бронь → подтверждено → отмена. Выбор запоминается.
• В строке: «Копировать», «Открыть», «Удалить»; правый клик — меню со сменой статуса.
• Колонку «Стоимость» видят только роли с доступом к ценам.

Карточка проекта

В шапке: название (правится прямо в поле), под ним даты, статус, ответственный и клиент — кнопками; «Создать смету», «Встреча», QR-ссылка на ТЗ, PDF, «Копировать проект», «Удалить проект». Каждый раздел правится кнопкой-карандашом в отдельном окне.

На компьютере карточка разделена на три колонки. Слева — меню разделов: клик плавно прокручивает к блоку, текущий подсвечен; под меню плитки «Начало» и дресс-код. В середине — блоки ТЗ: площадка, описание, люди и транспорт одним рядом, тайминг, файлы. Справа — «Сметы · Оборудование · Доборы» со своей прокруткой.

Деньги проекта. Ролям с доступом к ценам и «Бухгалтерии» в шапке видна строка «+ Заработаем − Потратим = Останется». «Заработаем» — по сметам проекта, «Потратим» — люди (ставка за выход × число выходов), транспорт (топливо до площадки и обратно, доставка) и доборы. Та же сумма «Потратим» показана у разделов «Люди», «Транспорт» и «Взято в добор»; если что-то посчитать нельзя (нет ставки, цены топлива, расхода машины), рядом написано, чего не хватает. Клик открывает проект в «Бухгалтерии».

Дресс-код. Плитка слева показывает, в чём работает команда на этом проекте: фото и название варианта из общего каталога. Встроенные варианты — «Опрятный Total Black» (ставится по умолчанию), «Опрятный Total White» и «Роскошно официальный». Дресс-код попадает в PDF ТЗ и в ТЗ по QR-ссылке. Каталог открывается кнопкой «Дресс-код» в разделе «Команда».

Занятость людей и машин. В окнах выбора людей и транспорта у тех, кто в эти даты уже стоит на другом проекте, написано «Уже на проекте: …». Назначить их можно — это предупреждение, чтобы проверить, что всё успевают. На Центре управления такие пересечения видны в «Требует внимания» и в панели «Пересечения людей и машин» на 14 дней вперёд.

Ответственный — кто из пользователей CRM ведёт проект. Кнопка «Ответственный» между статусом и клиентом открывает список пользователей компании с их ролями; назначенного видно по имени, «Снять ответственного» убирает его. Отключённый пользователь остаётся ответственным, но в списке для выбора его нет.

Клиент проекта. Без клиента в шапке кнопка «Указать клиента»: в окне можно выбрать клиента из справочника, указать имя и телефон вручную (без карточки клиента) или «Создать нового» — он сразу привяжется к проекту. Клик по имени клиента открывает его карточку: «Изменить» правит клиента, «Отвязать от проекта» убирает его из проекта.

Даты, статус, ответственный и клиент — общие у проекта и его смет. Поменяли даты в смете — они поменяются в проекте и в остальных его сметах, и наоборот. Если привязываете к проекту смету, у которой эти данные другие, RentRoute спросит, откуда их взять: «Из проекта» или «Из сметы».

Оборудование и сборка. Список собирается из смет автоматически; комплекты попадают в него своим составом, без отдельной строки комплекта. Режим «Смета + правки» позволяет добавить позиции со склада или пустые строки; «Сбросить к смете» отменяет правки. В окне правки слева склад, справа список по разделам: клик по позиции склада добавляет её, повторный — ещё одну штуку, крестик убирает строку. Склад здесь показывает «Свободно» на даты проекта — с учётом других смет на эти дни (нехватка — красным минусом). Кнопка «Собрать» включает галочки «Погружено» и полосу «Собрано N из M»; отмечать могут и полевые роли. Когда сборка уже начата, сама кнопка показывает прогресс, а когда всё собрано — «Собрано всё».

Взяли не столько, сколько в списке. В режиме сборки зажмите позицию — откроется окно: сколько штук взяли на самом деле и комментарий («один кабель с заломом, взяли запасной»). Позиция при этом отмечается собранной, а «взяли N» и комментарий видны под её названием. Взятое количество сразу учитывается в «Свободно» склада на даты проекта. Комментарии собираются на пульте в блоке «Комментарии сборки» — его видят владелец и роли с переключателем «Комментарии сборки» (у техдира включён). Так же работает и сборка по QR-ссылке.

Люди и роли. В окне выбора людей у каждого отмеченного человека есть строка «Роль на проекте». Чипами предложены его специализации, а через «+ роль» можно выбрать любую другую из справочника — например, техник выйдет грузчиком. Если специализация одна, роль проставится сама. Роль видна на карточке человека, в PDF проекта (колонка «Роль») и в ТЗ по ссылке; пока роль не выбрана, там показываются специализации.

Фрилансеры на проекте. Назначить на проект человека, связанного с профилем RentRoute Freelance, — значит пригласить его: ему придёт письмо, а в его кабинете появится проект с ТЗ и вашими контактами. Под именем в «Людях» видно ответ: «Ждём ответа», «Придёт» или «Не придёт». Если фрилансер откажется, в колокольчике появится уведомление со ссылкой на проект.

Тайминг хранит номер дня (День 1, День 2…), а не дату, поэтому при переносе проекта не разъезжается. У строки можно указать не только начало, но и конец — получится диапазон «10:00–12:00»; конец можно не заполнять. Строки с галочкой «В смету» печатаются в начале PDF сметы проекта. Подсказка о дороге работает, только если в Настройках указан адрес склада.

Группа Telegram создаётся из раздела «Люди» и собирает всех, у кого в Команде указан @username. Нужны заполненные ключи Telegram в Настройках.

Ставка за выход у человека на проекте подставляется из его карточки в «Команде», её можно поменять для этого проекта. Вместе с числом выходов она даёт сумму «Потратим» по людям и зарплату в «Бухгалтерии». Ставки и оклады видят только роли с доступом к ценам и к «Бухгалтерии» — остальным столбца ставок нет.

Встреча с клиентом

Кнопка «Встреча» в карточке проекта открывает режим для встречи с заказчиком — удобно с телефона. Разделы идут по порядку разговора: основное, контакты, тайминг, площадка, электричество, «Что нужно» (звук, свет, видео, сцена, артисты и своё), пожелания и дресс-код, бюджет, блокнот, фото и запись разговора. Под разделами — подсказки «Не забыть спросить».

• Всё сохраняется само. Если пропала связь, правки и файлы остаются на телефоне и уходят на сервер, когда связь вернётся; вверху видно, сколько ещё в очереди.
• Кнопка «В описание» дописывает новые разделы и заметки встречи в конец «Описания» проекта (бюджет не переносится). Повторное нажатие на «В описании» убирает перенесённое обратно.
• Заполнять встречу может роль с правом правки проектов.

PDF и публичная ссылка

• «Тех. задание» — полное ТЗ по проекту.
• «Только склад» — «Список для склада».
• «Райдеры и сцены».
• Ссылка на ТЗ: открывается без входа, действует 7 дней, есть QR-код. «Новая ссылка» отключает старую. Вверху ТЗ — строка разделов («Площадка», «Транспорт», «Тайминг», «Свет»…): касание прокручивает к разделу, а сама строка остаётся у верхнего края экрана — удобно на телефоне на монтаже. «Оборудование» идёт первым разделом, любой раздел сворачивается касанием по заголовку.
• Позиция в ТЗ по ссылке. Касание по строке оборудования (вне режима сборки) открывает карточку позиции: фото, модель, категория, мощность, вес, объём, габариты, описание и состав комплекта — то, что заведено на складе. Цен и остатков склада в ней нет.

Лимиты на загрузку файлов задаёт платформа; по умолчанию 10 МБ на файл и 100 МБ на проект.

Календарь

• Клик по дню — новый проект на этот день; правый клик или удержание — список проектов дня.
• Полоску проекта можно перетащить на другие даты, а за край — растянуть или сжать.
• Виды: Месяц, 2 недели, Неделя и День (в «Дне» — проекты карточками). «Сегодня» и стрелки листают выбранный период.
• На телефоне и планшете вид меняется щипком: развели пальцы — ближе (до дня), свели — дальше (до месяца); свайп листает период.
• В переполненном дне проекты сгруппированы по статусам, остальное — в «Ещё» с цветными точками; клик показывает все проекты дня.
• Подписка в Google Календаре (кнопка в шапке календаря, на телефоне — в окне выбора месяца): личная ссылка, по которой проекты сами появляются в Google, Apple Календаре или Outlook. Можно выбрать статусы. Цен и описаний в ней нет. Google обновляет подписку сам, обычно раз в несколько часов. Ссылка — как пароль: «Новая ссылка» отключает старую.

Сметы

Смету собирают из каталога слева: Смета, Склад, Персонал, Доставка, Прочее. Левый клик добавляет 1 шт., правый — спрашивает количество. Ширину каталога и сметы можно поменять: потяните за полоску между ними (двойной клик — поровну); каждая смета открывается половина на половину. Смета может быть привязана к проекту (тогда даты берутся из него) или существовать без проекта. Кнопка проекта в шапке сметы открывает проект, привязывает смету к другому, отвязывает её или создаёт новый проект; рядом — кнопка «От чьего имени» (см. «Профили сметы» ниже).

Вкладка «Каталог» рядом с «Доставкой» — общий справочник оборудования RentRoute. Клик добавляет позицию в смету, даже если её нет на вашем складе; повторный клик — ещё одну штуку. Цену такой строки впишите свою. Вкладку видят роли с доступом к Складу.

Шапка сметы — как у проекта: даты, статус, ответственный и клиент кнопками. У сметы проекта они общие с проектом (см. «Карточка проекта»).

Итоги внизу сметы читаются как чек: оборудование (разбивка по разделам и дням — под стрелкой), персонал, доставка, скидка и «Итого к оплате» — наличными и безналичным расчётом. Ниже строка «Условия расчёта» коротко показывает, на каких условиях посчитано (дни, скидка, коэффициент персонала, безнал); клик раскрывает поля по группам: Аренда, Скидка, Персонал, Оплата.

Как считается итог:

• Дни аренды: первый день — 100%, каждый следующий дешевле на заданный процент.
• Скидка, %: можно применить только к оборудованию и не учитывать расходники. Если у клиента проекта задана постоянная скидка, новая смета этого проекта возьмёт её сама.
• Продление: показывается стоимость 1 часа.
• Оплата: наличными или безнал (+X%); опция «Размазать налог по смете» раскладывает надбавку по ценам позиций.
• Коэффициент на персонал: ставки персонала умножаются на коэффициент месяца даты сметы — например, ×1,3 в декабре, когда людей не найти дешевле. Коэффициенты по месяцам задаются в «Настройках смет»; в самой смете поле — в «Условиях расчёта», группа «Персонал», и его можно поменять. В смете хранится ставка без коэффициента, а заказчик в PDF, Excel и по ссылке видит уже умноженную.

Смены персонала. В разделе «Персонал» «Кол.» — сколько человек, а на месте единицы — сколько смен у каждого (пусто — одна). Сумма строки = люди × смены × ставка: например, четыре техника только на монтаж и демонтаж — 4 × 2 смены, звукорежиссёр на все три дня — 1 × 3. В PDF и Excel видно и людей, и смены.

Проценты по умолчанию берутся из окна «Настройки смет» (шестерёнка у пункта «Сметы» в меню) и применяются к новым сметам. Готовую смету выгружают в PDF или Excel или превращают в проект («Создать проект»).

Подогнать под сумму. Заказчик назвал бюджет — нажмите «Подогнать» в строке «Итого к оплате» и введите нужную сумму. Цены позиций изменятся в одной пропорции, и итог станет ровно этой суммой; дни аренды, скидка и безнал останутся как были. Галочка «Не менять персонал и доставку» оставляет их цены прежними. Под итогом появится «Цены подогнаны · было …» и кнопка «Вернуть исходные цены». Если после подгона поправить цену позиции руками, она останется вашей и при возврате не откатится.

Зоны. Кнопка «+ Зона» делит смету на части: велком, основной зал, вторая сцена. У каждой зоны своё название, свои дни аренды (пусто — как у сметы) и своя сумма. Кружок в шапке зоны делает её активной: позиции из каталога пойдут в неё. Зону можно продублировать вместе с позициями («Дублировать с позициями») или удалить — позиции тогда останутся в смете «Без зоны». Оборудование каждой зоны считается по её дням; персонал и доставка на дни не умножаются. Переключатель «По зонам» / «По отделам» меняет вид сметы, и в этом же виде выгружаются PDF и Excel.

Комплекты. Комплект из каталога встаёт в смету строкой, а под ним — его состав (вложенные комплекты раскрываются до позиций). Состав сворачивается кнопкой «Свернуть состав». Количество комплектов пересчитывает состав. Цена считается двумя способами, переключатель ⇄ у цены:

• за комплект — у позиций состава вместо цены написано «в комплекте»;
• по позициям — цена комплекта равна сумме цен состава и вручную не правится.

Позиции состава не входят в итог отдельно. Удаление комплекта удаляет и состав; отдельную позицию можно «Вынуть из комплекта».

Порядок строк. Строку перетаскивают за ручку слева; нажатие на ручку открывает меню: «Выше», «Ниже», «Перенести в зону», «Положить в комплект». Кнопка «+ Категория» создаёт свой раздел — название правится прямо в заголовке. Разделы тоже перетаскиваются, включая Персонал и Доставку, и их тоже можно переименовать — например, «Персонал» в «Технический персонал»; считаются они по-прежнему как персонал и доставка. Последняя добавленная позиция подсвечивается.

Разделить строку. У строки, где больше одной штуки (или человека), в меню ручки есть «Отделить 1 … в свою строку» и «Разделить на N строк по 1 …» — копии встанут под исходной с той же ценой. Если перетаскивать строку с зажатым Ctrl (⌘ на Mac), RentRoute спросит, сколько отделить: отделённая часть встанет туда, куда вы её перенесли, остальное останется на месте. Так удобно разнести одинаковое оборудование по зонам. Комплекты и их состав не делятся.

Смета для заказчика по ссылке

• Кнопка «Ссылка» в шапке сметы (и в карточке сметы в проекте) делает страницу, которую удобно открыть с телефона: вкладки по зонам или разделам, итог и кнопка PDF. Нужен доступ к ценам.
• Заказчик видит смету на момент отправки — правки после этого в ссылку не попадают. Поправили смету — нажмите «Сформировать версию N»: у каждой версии своя ссылка.
• Выберите срок ссылки. В «Истории ссылок» видно, открывали ли её и когда последний раз; ненужную версию можно «Отключить».
• Смета по ссылке. Смету из RentRoute другой компании (например, субподрядчика) можно забрать к себе: в проекте «+ Смета» → «Вставить ссылку на смету» или кнопкой «По ссылке» в разделе «Сметы». Добавится копия той версии с позициями, зонами, скидками и итогами, а под названием — от какой компании она пришла.
• Объединить сметы. В проекте кнопка «Объединить» в шапке блока смет (видна, когда смет две и больше): отметьте две и больше сметы и выберите, как свести — «Каждая смета — зоной» (дни аренды сохраняются) или «Сложить в один список» (одинаковые позиции суммируются). Скидка и условия берутся из основной сметы.

Настройки смет и PDF

• Значения по умолчанию: скидка, скидка следующих дней, продление, налог на безнал, «Только на оборудование», «Не учитывать расходные материалы», «Размазать налог по смете», примечания (текст внизу PDF).
• Коэффициент на персонал по месяцам: двенадцать чисел, по одному на месяц; 1 — без наценки. Новая смета берёт коэффициент месяца своей даты, сохранённые сметы не меняются.
• Комплекты: по умолчанию «По цене за комплект» или «По ценам позиций состава».
• Что показывать в PDF: шапка (логотип, контакты, даты и проект, тайминг проекта), таблицы (сводная смета, подробная смета, колонка «Модель», состав комплектов, итоги по разделам) и итоги (примечания, расчёт до скидки, стоимость часа продления, наличный и безналичный расчёт). Галочки меняют только PDF, а не суммы.
• Сводная смета в PDF — итог по каждому разделу или зоне со скидкой, общая сумма и безнал. Тайминг — строки тайминга проекта с галочкой «В смету».
• Профили сметы — когда смету нужно выставить не от себя: от агентства, партнёра или второго юрлица. В «Настройках смет» заводят профиль со своим названием, контактами, адресом и логотипом; в самой смете его выбирают кнопкой «От чьего имени» в шапке. PDF печатается с шапкой профиля, без логотипа профиля — без логотипа. Удалённый профиль ничего не ломает: его сметы снова печатаются от компании.
• Менять настройки могут роли с правом правки; остальные видят окно в режиме просмотра.

В списке смет можно сортировать по заголовкам «Название», «Проект», «Дата», «Позиции», «Сумма».

Корзина

Удалённые проекты, сметы и позиции склада сначала попадают сюда (удалённая категория склада отправляет сюда свои позиции). «Восстановить» возвращает запись с тем же номером и связями; «Удалить навсегда» и «Очистить корзину» стирают её вместе с файлами. При удалении проекта с привязанными сметами RentRoute спрашивает: «Удалить со сметами» — сметы тоже уйдут в корзину, «Только проект» — сметы останутся со статусом «Проект удалён» и перестанут бронировать склад. Если восстановить проект, его сметы снова получат статус проекта. Если навсегда удалить проект, его сметы останутся без привязки. Позиция склада возвращается на своё место в категориях вместе с составом комплектов и списком «Дополнительно» — если вторая сторона связи ещё на складе. Корзина доступна только ролям с правом удаления.

Площадки и общий каталог

Каталог площадок один на все компании платформы. Компании добавляют и уточняют карточки, а администратор платформы проверяет их.

Где искать

• Раздел Площадки: площадки плитками — фото, адрес, тип и вместимость, отзывы и телефон площадки; клик по плитке открывает её карточку. Сверху вкладки «Все площадки» и «Ваши площадки», под ними поиск и фильтр «Избранные» (звёздочка); звёздочка на самой плитке добавляет площадку в избранное.
• Окно раздела «Площадка» в проекте: вкладки «Ваши площадки» (окно открывается на ней) и «Все площадки» с числом площадок, поиск и плитки; клик по плитке выбирает площадку, затем — зал. Среди своих пусто — кнопка «Искать во всех площадках».
• Центр управления: очередь «Уточните площадки» с незаполненными карточками и напоминание оставить отзыв.

Метки на карточках

Как добавить площадку

1. Введите название и адрес — этого достаточно.
2. Если появится «Возможно, эта площадка уже есть… в N м от адреса», проверьте список и нажмите «Это она», чтобы не плодить дубли. Совпадения ищутся по названию и координатам дома.
3. Нажмите «Создать» (или Ctrl+S). Пока не нажали, ничего не сохраняется: закрыли окно — площадки нет. Дальше правки сохраняются сами.
4. Площадка появляется во вкладке «Ваши площадки» и в общем каталоге с меткой «Не проверено» — её проверит администратор.
5. Заполняйте остальные поля по мере надобности; индикатор показывает «Карточка заполнена на N%».

Что хранится в карточке

• Адрес и карта: адрес, координаты, ссылка на Яндекс.Карты.
• Общее: тип (в помещении / уличная), этаж, вместимость, описание, контакт и телефон.
• Заезд и погрузка: лифт (нет / грузовой / пассажирский / оба) и его размеры, лестница, заезд по времени, ограничения для грузовиков, «Пустота» (куда убрать кофры).
• Техника: электричество (Schuko 220В/16А, CEE 16/32А 220V, CEE 16–125А 380V, генератор) с комментарием, место для генератора, размеры, высота потолков, возможность подвеса, местное оборудование.
• Файлы: фото, схемы и спецификации.

Адрес и Яндекс.Карта

• Клик по карте сам подставляет адрес; «Найти адрес на карте» — обратно.
• Можно вставить ссылку Яндекс.Карт, в том числе короткую, и нажать «Применить ссылку»: координаты подтянутся.
• «Копировать ссылку», «Открыть в Яндекс.Картах».

Залы и пространства

Одна площадка может содержать несколько залов. «Добавить зал»: название, этаж, вместимость, потолки, подвес, примечание. Адрес, въезд и электричество общие для всей площадки. В проекте можно выбрать конкретный зал или «Вся площадка».

Правки и модерация

• Правка из проекта. Для проверенной площадки данные сохраняются в проекте, а в каталог уходит уточнение на проверку. Для остальных — сразу и в проекте, и в карточке.
• Правки проверенной карточки видны сразу, но помечены как непроверенные, пока их не подтвердят.
• Чужая площадка: «Предложить правки» с комментарием — уходит на модерацию.
• Отзывы: оценка 1–5 и текст; оставляют Владелец и Технический директор, проверяет администратор.

В карточке также видны «Ваши проекты на этой площадке».

Остальные разделы CRM

Остальные разделы — это справочники, из которых собираются проекты и сметы, и служебные страницы. Слово «Корзина» в приложении означает удалённые записи, а не корзину покупок; позиции в смету добавляются кнопкой «Добавить в смету».

Центр управления

Стартовая страница менеджерских ролей — пульт: что происходит сегодня и что требует внимания. Данные обновляются при каждом заходе; в шапке дата, погода (сейчас и на 3 дня, карта осадков) и мини-игра STAGE RUNNER под кнопкой-джойстиком.

• Требует внимания — только когда есть проблема: дефицит техники на складе, проекты без машины или без людей, доборы, которые сегодня или завтра забирать и возвращать, оборудование в ремонте, гараж и смена шин. Клик ведёт прямо в нужный раздел проекта. Если всё в порядке — одна плашка «Всё спокойно».
• Деньги и воронка — выручка за месяц по сметам подтверждённых и оплаченных проектов и сравнение с прошлым месяцем, сколько уже подтверждено вперёд, воронка запросов, броней и подтверждённых и конверсия за 90 дней. Видят роли с доступом к ценам.
• Сегодня и завтра — проекты по дням: время выезда со склада (заезд минус дорога), площадка, машина и люди, у сегодняшних — сколько собрано на складе.
• Загрузка склада на две недели: столбик на каждый день, красный с флажком — чего-то не хватает; клик показывает, каких позиций и на каких проектах.
• Пересечения людей и машин — кто из людей или какая машина стоит на двух проектах в один день, на 14 дней вперёд.
• Площадки и отзывы — площадки, которые стоит уточнить или оценить, и напоминание оставить отзыв фрилансеру после совместного проекта; появляются, только когда есть что заполнить.
• Комментарии сборки — что написали при сборке оборудования (взяли другое количество, что-то не так с позицией): проект, позиция, кто и когда. Видят владелец и роли с переключателем «Комментарии сборки».
• Последние изменения — кто и что недавно создал или поправил: проекты, сметы, отправки в ремонт.

Каждый блок виден, только если у роли есть доступ к его разделу.

Склад

• Два вида записей. Позиция — один прибор. Комплект — набор позиций с количествами и «дополнительно в список для склада» (например, батарейки к микрофону).
• Поля позиции: наименование, модель, количество (пусто — «по нужде»), единица, категория и подкатегория, потребление (Вт), вес (кг), габариты Ш × В × Д (см), объём (м³), цена аренды, примечания. Заполните все три габарита — объём посчитается сам, при необходимости его можно поправить руками. Колонка «Свободно» показывает «N/M». У комплекта без своего объёма берётся сумма объёмов состава; при импорте из «Головы» объём считается из габаритов.
• Группы. Список разбит на категории и подкатегории. Группу сворачивают кликом по заголовку, воронка «Показать только эту группу» оставляет на экране только её. Выбрать категорию можно и кнопкой «Все категории» рядом с поиском — так же в «Каталоге» и в окнах выбора со склада.
• Перетаскивание. За ручку слева позицию переносят на другое место, в другую группу, в состав комплекта или из него. Категории и подкатегории тоже переставляются за ручку; подкатегорию можно перенести в другую категорию. Порядок везде ручной. Перетаскивать могут те, кто правит склад; во время поиска и сортировки по столбцу перетаскивание выключено.
• Сортировка по столбцам: клик по заголовку (название, модель, категория, Вт, вес, объём, цена, количество) сортирует позиции внутри групп.
• Ремонт. «В ремонт»: что случилось, сколько штук, фото. Сообщить о поломке может любая роль, вернуть из ремонта — те, кто правит склад.
• В работе. Зелёная мигающая кнопка «В работе» слева от «На ремонт» показывает, что сейчас уехало на проекты: вкладка на каждый идущий сегодня проект (Бронь, Подтверждено, Оплачено или Добор) со списком оборудования и ссылкой на проект. У позиции, которая сейчас на проекте, в строке появляется значок-грузовик, а количество показывает, сколько штук на складе прямо сейчас: «3/4» — три на месте из четырёх.
• Карточка позиции. Клик или касание по позиции открывает её карточку. Вкладка «Параметры»: название, модель, категория (её можно сменить прямо здесь), количество и единица, Вт, вес, объём, цена, описание и фото. Вторая вкладка — «Дополнительно в список для склада», у комплекта — «Состав и дополнительно». Всё сохраняется само. Количество комплекта задаётся вручную. Название категории и подкатегории правится в заголовке группы; при наведении там же «+ подкатегория» и удаление.
• История. Вкладка «История» в карточке позиции показывает, на какие проекты она ездила и поедет: «Прошедшие» (свежие сверху, идущий сегодня помечен «сейчас») и «Будущие» (ближайшие сверху). В строке — даты, площадка или адрес, статус проекта и сколько штук; название проекта ведёт в его карточку. Когда проектов много, есть поиск по проекту и площадке.
• Фото позиции. В карточке под описанием — «Добавить фото»: подойдёт любой формат, включая HEIC с iPhone, картинка сама уменьшается перед загрузкой. По умолчанию до 3 фото на позицию. В списке склада на месте примечаний — столбец «Фото» с миниатюрами: клик по ним открывает просмотр во весь экран.
• Добавление. «+ Категория» открывает строку для названия там, где вы сейчас в списке; «+ Подкатегория» — в выбранной категории. «+ Комплект» и «+ Позиция» сразу открывают карточку новой записи в текущей группе: запись создаётся, как только появится название.
• Список для склада и состав. Иконка со списком в строке открывает карточку позиции сразу на вкладке «Дополнительно»; у комплекта там же его состав. Корзина рядом удаляет позицию.
• Дать в добор. Вкладка в карточке позиции: включите «Доступно в добор» и укажите, сколько штук готовы дать, цену за день, залог и условия — позиция появится в общем каталоге «Доборов». Другие компании видят только эти поля, название, фото и контакты компании; описание и настоящий остаток склада им не показываются.
• Настройки склада (шестерёнка у пункта «Склад» в меню): «Добавить из Excel» — новые позиции по шаблону, категории создадутся сами; «Изменить склад через Excel»; экспорт; переход из «Головы»; очистка склада.
• Изменить склад через Excel. Скачайте склад, поправьте в Excel названия, количество, цены, категории и загрузите файл обратно. Позиции узнаются по колонке ID — её не меняйте; новые позиции добавляйте строками с пустым ID. Перед загрузкой видно, сколько позиций добавится и обновится, и предупреждение, если строки похожи на уже существующие позиции (дубли можно не добавлять). Сметы, ремонт, фото и комплекты остаются на месте; строка, удалённая из файла, со склада не удаляется.
• Очистка склада нужна редко: все позиции уходят в корзину, а перед этим скачивается копия склада в Excel. Для подтверждения нужно ввести слово УДАЛИТЬ. Вернуть склад — загрузить эту копию через «Изменить склад через Excel» или восстановить позиции в корзине.

Каталог оборудования

Раздел Каталог (в меню после «Площадок») — общий справочник оборудования для проката: больше 6000 позиций с моделью, категорией, мощностью, весом, объёмом, описанием и ориентировочной ценой аренды за сутки (знак «≈» — средняя по рынку). Видят его роли с доступом к Складу.

• Фото. У многих позиций есть фото — миниатюра рядом с названием, крупно — в карточке позиции по клику. Фото подобраны по модели и могут отличаться от вашего экземпляра.
• Плюс в строке добавляет позицию на ваш склад в ту же категорию (1 шт.) вместе с фото; то, что уже есть на складе, отмечено зелёной галочкой.
• «Выбрать» — отметить несколько позиций, целую группу или всё в списке и нажать «Добавить выбранные к себе».
• Дальше это обычная позиция вашего склада: поправьте количество, цену, добавьте фото.
• Добавлять на склад могут роли с правкой склада. Добавить позицию в смету, не заводя на склад, — вкладка «Каталог» в смете.

Доборы

Добор — оборудование, которое берут у другой прокатной компании или отдают ей на время. Раздел видят Владелец, Технический директор и Менеджер; другим ролям его можно включить в настройке ролей.

• Найти — общий каталог: что другие компании дают в добор, с фото, количеством, ценой за день, залогом, условиями, городом и телефоном. Фильтры по городу и категории. Нашли нужное — звоните и договаривайтесь, затем «Записать добор».
• Мы взяли — у кого, когда и за сколько взяли. Один добор можно разнести на несколько проектов: у каждой строки свой проект, а доставка делится между проектами по их строкам. В карточке проекта взятое видно в блоке «Взято в добор». Кнопка «+» в этом блоке открывает две вкладки: «Из взятого» — отнести к проекту то, что уже взяли (можно часть штук, остаток останется, где был), и «Новый добор».
• Мы отдали — проекты со статусом «Добор»: что отдали, кому и на каких условиях. Такое оборудование занимает склад и видно в календаре, а смета такого проекта берёт цены добора.
• Наши предложения — так другие компании видят ваши позиции. Добавить — кнопкой «Выбрать со склада» или в карточке позиции склада на вкладке «Дать в добор»: количество, цена, залог, условия. Не указали, сколько штук готовы дать, — другие увидят «уточняйте», а не ваш остаток.
• Контакты для доборов — шестерёнка у пункта «Доборы» в меню: телефон и Telegram, которые другие компании видят у ваших предложений. Пока они не заданы, показывается основной телефон компании, а над списком висит напоминание их заполнить.

Фриланс

Раздел Фриланс (в меню под «Доборами») — база RentRoute Freelance: звукорежиссёры, художники по свету, монтажники и другие специалисты сами бесплатно регистрируются на rentroute.app/freelance и ведут свой профиль — навыки, ставки, опыт, документы, город, есть ли машина. Раздел видят Владелец, Технический директор и Менеджер; другим ролям его можно включить в настройке ролей.

• Вкладки: «База» — все фрилансеры, «Избранное» — отмеченные звёздочкой, «Моя команда» — те, кого вы добавили в «Команду» или на проекты. Поиск по имени, навыку или ID, фильтры по городу, «Принимают заказы» и «С автомобилем».
• Карточка: о себе, навыки, ставки, опыт, документы, проекты с вами и отзывы других компаний; телефон и Telegram — кнопками. Паспорт и дата рождения видны, только если человек в вашей «Команде», подтвердил хотя бы один ваш проект и у роли есть доступ к личным данным.
• «В команду» заводит запись в «Команде» с видом «Фриланс». Имя, телефон и Telegram в ней обновляет сам фрилансер, когда правит профиль; паспорт и дата рождения приходят, только когда он подтвердит («Придёт») хотя бы один ваш проект.
• «В проект» добавляет человека в «Люди» проекта и отправляет приглашение (см. «Фрилансеры на проекте» в карточке проекта). Пока он в проекте, в его кабинете открыто ТЗ.
• Отзыв можно оставить, когда совместный проект уже прошёл (подтверждённый или оплаченный, и фрилансер от него не отказывался) — один от компании. Напоминание об этом появляется на Центре управления, над списком и в карточке; «Не напоминать» его убирает.
• Контакты для фрилансеров — шестерёнка у пункта «Фриланс»: телефон и Telegram, которые фрилансер видит в карточке вашего проекта. Пока не заданы — основной телефон компании.
• Позвать своих людей в базу — кнопка «Скопировать ссылку для приглашения»: отправьте ссылку человеку, по ней откроется страница RentRoute Freelance с регистрацией.

Ставки персонала

Бывший раздел «Персонал» теперь открывается окном «Ставки» из раздела «Команда». Это каталог услуг специалистов для смет: специалист, условия (например, «Монтаж + демонтаж»), ставка в ₽ за единицу (например, смену), примечание. Полевые роли и Складмэн ставки не видят.

Гараж

• Машина: фото, номерной знак, категория (Грузовой / Личный / Фриланс), статус (Исправен / Требует ремонта / Не на ходу), грузоподъёмность, габариты, вид топлива и расход, водитель с телефоном, стоимость доставки. Телефон водителя подставляется в «Транспорт» проекта при выборе машины. Топливо и телефон водителя есть в импорте и экспорте Excel.
• Цены на топливо: панель под сезоном шин показывает средние цены на АЗС в регионе компании (АИ-92, АИ-95, АИ-98, АИ-100, ДТ, пропан, метан); источник — benzup.ru, данные обновляются раз в сутки. Регион берётся из города в Настройках → Общие, поэтому работает только для России. Кнопка «Свои цены» позволяет задать собственные цены; пустое поле возвращает среднюю по региону. На плитке топлива видно, сколько машин гаража на нём ездит.
• Шины: что стоит сейчас, дата смены, протектор, напоминание. Дата смены считается по погоде в городе компании: правило +7 °C и ночные заморозки, поправка на местность (равнина / горы / побережье) и ТР ТС 018/2011. Кнопка «Переобули на …» отмечает смену.

Команда

Сотрудники и фрилансеры: ФИО, телефон, Telegram @username, специализации, паспортные данные, дата рождения. Список разделён на две группы — Штат (свои сотрудники) и Фриланс (привлечённые на проект); тип меняют переключателем в карточке, группу сворачивают кликом по заголовку. В Excel тип — колонка «Тип» (Штат / Фриланс, пусто — Штат). «Уволить» оставляет запись, но запрещает назначать на проекты; «Вернуть в команду» отменяет это. Команда — это люди для проектов; учётные записи для входа в CRM заводятся отдельно.

• Справочник специализаций — в окне «Настройки команды» (шестерёнка у пункта «Команда», доступна Владельцу и Техническому директору). По умолчанию: Грузчик, Техник, Бригадир, Шеф-монтаж, Технический директор, Звукорежиссёр, Художник по свету, Риггер. Специализации добавляют, переименовывают, удаляют и переставляют перетаскиванием; всё сохраняется сразу. Удалённая специализация исчезает у сотрудников, но на прошлых проектах роль остаётся подписанной.
• В карточке сотрудника специализации выбираются чипами из справочника.
• Фильтр над списком: «Все» и чипы специализаций со счётчиком людей. Если добавить сотрудника при выбранном фильтре, специализация проставится сама.
• Паспорт заполняется по полям. Вкладка «Паспорт РФ»: серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения, прописка. Вкладка «Паспорт другой страны» — одно текстовое поле. Старые записи, где паспорт был одной строкой, разложены по полям автоматически. Полевые роли паспортные данные не видят.
• Связь с RentRoute Freelance. Если человек ведёт профиль в RentRoute Freelance, в меню его строки выберите «Связать с RentRoute Freelance» и введите ID из профиля. Дальше имя, телефон и Telegram будут приходить из профиля, а паспорт — после того, как человек подтвердит ваш проект (пустые поля профиля ваши данные не стирают); у записи появится значок — ссылка в карточку «Фриланса». «Отвязать от RentRoute Freelance» разрывает связь.
• Ставка за выход и оклад. В карточке сотрудника — ставка за один выход на проект и, для штата, оклад в месяц. Ставка подставляется человеку на проекте, оклад начисляется в «Бухгалтерии» каждый месяц; новая сумма оклада действует с текущего месяца, прошлые не пересчитываются. Без доступа к ценам этих полей не видно.
• Окно человека открывается кликом по строке: вкладки «Данные», «Проекты» (прошедшие и впереди, сколько заработано на каждом), «Деньги» (начислено, выплачено, к выплате) и «Штрафы». Деньги и штрафы видны ролям с доступом к «Бухгалтерии». На телефоне и планшете сотрудника правят в этом же окне.
• «Ставки» и «Дресс-код» — кнопки над списком: каталог ставок персонала для смет и общий каталог дресс-кодов.

Бухгалтерия (тестовый режим)

Раздел с плашкой TEST в меню: расчёты и вид ещё меняются, поэтому суммы сверяйте с банком и документами. По умолчанию доступен Владельцу и Техническому директору; без права видеть цены его не открыть.

• Обзор — крупные кнопки записи: «Заправил машину», «Заплатил человеку», «Потратил», «Получил деньги», «Купил оборудование», «Продал оборудование». Ниже — заработали, потратили и чистая прибыль за период, кто должен нам и кому должны мы, график за 12 месяцев, куда уходят деньги, проекты периода, список «Что сделать» и последние записи с отменой.
• Проекты — по каждому проекту доходы по сметам и расходы: люди по ставкам, топливо, доставка, доборы, налоги; оплаты, документы и поправки вручную.
• Журнал, Общие расходы и Отчёт — все движения денег, расходы не по проектам и итоги за период с выгрузкой в CSV для Excel.
• Расчёты — зарплаты по периодам выдачи (неделя, полмесяца или месяц) с окладами штата, кто кому сколько должен, «Выплатить» одной записью и штрафы с причиной.
• Купил / Продал оборудование сразу меняет склад: добавляет позицию или количество (с ценой и датой покупки) или убирает проданное.

Клиенты

Название, контактное лицо, телефон, почта, заметки, категории и постоянная скидка. Клик по клиенту сразу открывает правку, на вкладке «Проекты» — его проекты. Есть импорт и экспорт Excel.

• Категории — метки вроде «Ведущий», «Диджей», «Ивент-агентство»; свои создаются, переименовываются и перетаскиваются кнопкой «Категории» над списком или шестерёнкой у пункта «Клиенты» в меню. По категориям фильтруется список.
• Постоянная скидка — процент, который подставляется в новые сметы проектов этого клиента. В самой смете её можно поменять; уже сохранённые сметы она не трогает.

Поддержка

• Поддержка — чат с командой платформы в реальном времени. Enter отправляет, Ctrl+Enter — новая строка. Под вашим сообщением видно, просмотрела ли его поддержка и когда; сообщения разделены по дням. Доступен ролям с переключателем «Чат поддержки» — по умолчанию Владельцу и Техническому директору.

Настройки

Личный кабинет и подписка

Открывается кнопкой с именем в шапке.

• Профиль: логин, никнейм, e-mail, смена пароля, выход. После смены пароля все старые сеансы закрываются.
• Пользователи (Владелец и роли с переключателем «Пользователи»): создать, сменить роль и пароль, отключить, удалить. Не владелец управляет только людьми на ролях своей ветви. Лимит по умолчанию — 30 пользователей.
• Роли и доступ (Владелец и роли с переключателем «Настройка ролей»): права каждой роли по разделам и переключатели. Всё сохраняется само.
• Подписка: статус, оставшиеся дни, тариф, карта Т-Банка, отмена и возобновление, оплата вперёд, история платежей.

Как настроить роль. Выберите роль слева или нажмите «Новая роль» (можно «Создать на основе этой роли»). Для каждого раздела — уровень: Нет, Просмотр, Правка или Удаление; каждый следующий включает предыдущие. Ниже — переключатели: цены и суммы, личные данные людей, корзина, выгрузка данных, подписка, чат поддержки, пользователи, настройка ролей. Без цен роль не видит сметы и дашборд.

Кто кому подчиняется. У каждой роли есть поле «Подчиняется». Руководитель управляет своей ветвью: назначает её роли людям и настраивает их права, но не шире своих. «Настройку ролей» выдаёт только Владелец. Удалить роль можно, когда на ней никого нет. «Вернуть стандартные права» откатывает стандартную роль к исходным правам.

Оплата вперёд. В «Подписке» есть блоки «Месяц», «Полгода» и «Год» с выгодой к месячной цене. Это разовый платёж картой через Т-Банк, без автосписаний. Оплаченный срок добавляется к концу текущего периода — ни один день не пропадёт. Оплатить может только Владелец.

Словарь и частые вопросы

Словарь

Частые вопросы

Как быстро завести склад с нуля? Откройте «Каталог», найдите оборудование и нажмите плюс — или «Выбрать», отметьте нужное и «Добавить выбранные к себе». Позиции встанут на склад по категориям, останется поправить количество и цены.

Поменял даты в смете, а в проекте остались старые? Теперь так не бывает: даты, статус и клиент у проекта и его смет общие. Если привязываете смету с другими данными, RentRoute спросит, откуда их взять.

Хочу получать копию данных на почту. Настройки → «Резервная копия на почту»: выберите «Раз в сутки», «Раз в неделю» или «Раз в месяц». Письмо приходит владельцу; фото и документы в него не входят — их скачивают полной резервной копией.

Не вижу цены и раздел «Сметы». У вашей роли выключен переключатель «Цены и суммы» (по умолчанию так у Шеф-монтажа, Техника и Складмэна). Права роли меняет Владелец в Личном кабинете → Роли и доступ.

Как дать водителю доступ только к гаражу и проектам? Создайте роль «Водитель» в Личном кабинете → Роли и доступ: Гараж — «Правка», Проекты — «Просмотр», остальные разделы — «Нет», цены выключены. Затем назначьте её человеку во вкладке «Пользователи».

Можно оплатить сразу на полгода или год? Да, в Личном кабинете → Подписка → «Оплатить вперёд». Чем длиннее срок, тем дешевле месяц; оплаченные дни добавятся к текущему периоду.

Как понять, что уехало на проекты? На складе нажмите зелёную кнопку «В работе» — там всё оборудование проектов, которые идут сегодня. У таких позиций в строке значок-грузовик и остаток на месте вида «3/4».

Всё стало «только просмотр». Истекла подписка. Владелец оплачивает её в Личном кабинете → Подписка; выгрузка резервной копии при этом работает.

Удалил проект или позицию склада по ошибке. Откройте Корзину и нажмите «Восстановить» — проект вернётся со сметами и файлами, позиция — на склад со своими комплектами.

Смету нужно выставить от агентства или второго юрлица. Заведите профиль в «Настройках смет» и выберите его в смете кнопкой «От чьего имени» — PDF выйдет с его названием, контактами и логотипом.

Заказчик просит уложиться в бюджет. В смете нажмите «Подогнать» в строке «Итого к оплате» и введите его сумму — цены позиций изменятся в одной пропорции, итог совпадёт до рубля. Передумали — «Вернуть исходные цены» под итогом.

Сколько останется с проекта? Посмотрите строку «Заработаем − Потратим = Останется» в шапке карточки проекта. Чтобы расходы на людей посчитались, укажите в «Команде» ставку за выход у каждого человека; для машин — расход топлива и стоимость доставки в Гараже. Подробности по проекту — в «Бухгалтерии».

Один техник попал на два проекта в один день. RentRoute предупреждает об этом в окне выбора людей («Уже на проекте») и на Центре управления в панели «Пересечения людей и машин». Запрета нет: если человек успевает, оставьте как есть.

В декабре персонал дороже — как не править каждую смету? В «Настройках смет» задайте коэффициент на персонал по месяцам, например 1,3 для декабря. Новые сметы на эти даты посчитают ставки сами; в конкретной смете коэффициент можно поменять.

Как поправить много позиций склада сразу? Настройки склада → «Изменить склад через Excel»: скачайте склад, исправьте и загрузите обратно. Позиции обновятся, а сметы, ремонт и фото останутся на месте. Удалять склад для этого не нужно.

Куда пропали настройки сметы из «Настроек»? Они переехали в окно «Настройки смет» — шестерёнка у пункта «Сметы» в боковом меню. Там же выбирается, что печатать в PDF. Настройки склада и справочник специализаций открываются так же — шестерёнками у «Склада» и «Команды».

Не перетаскиваются позиции на складе. Сбросьте поиск и сортировку по столбцу — при них перетаскивание выключено. И проверьте роль: переставлять позиции могут только те, кто правит склад.

Не видно цен на топливо. Укажите город компании в Настройках → Общие — по нему определяется регион. Средние цены есть только для регионов России; для других стран задайте свои цены кнопкой «Свои цены».

Не показывается время дороги в тайминге. Заполните адрес склада в Настройках и адрес площадки в проекте.

Не создаётся группа Telegram. Нужны все четыре ключа в Настройках → Telegram и @username у людей в Команде.

Правка площадки не появилась у других компаний. У проверенных и чужих площадок правки сначала проходят модерацию.

После смены пароля выкинуло на других устройствах. Так задумано: смена пароля отзывает все старые сеансы.

Где найти людей на проект? Откройте «Фриланс»: введите навык в поиск, выберите город, включите «Принимают заказы» и нажмите в карточке «В проект». Человек получит приглашение и ответит в своём кабинете, а вы увидите ответ под его именем в «Людях» проекта.

Кто поменял смету и что именно? Нажмите «Изменено» в шапке сметы (или в строке списка) — откроются последние 10 правок: кто, когда, было и стало. Красная пометка «Изменено» значит, что последним правили не вы.

Техники нужны только на монтаж и демонтаж, а пультовик — все дни. В разделе «Персонал» сметы укажите у каждой строки число смен на месте единицы: техникам — 2, пультовику — 3. Сумма посчитается как люди × смены × ставка.

Не хватает оборудования на проект. Загляните в «Доборы» → «Найти»: там то, что другие компании дают в добор, с ценой и телефоном. Договорились — запишите добор, и расходы попадут в проект.

Как отправить смету заказчику, чтобы открылась на телефоне? В смете нажмите «Ссылка» → «Сформировать ссылку» и отправьте её. В «Истории ссылок» видно, открывал ли заказчик смету.

Как видеть проекты в Google Календаре? В шапке календаря нажмите «Google Календарь» или «Google» (на телефоне — в окне выбора месяца) → «Создать ссылку» → «Добавить в Google Календарь». Подписку добавляют на компьютере, на телефоне календарь появится сам. Новые проекты Google подтягивает с задержкой в несколько часов.

На складе взяли больше или меньше, чем в списке. В режиме «Собрать» зажмите позицию и укажите, сколько взяли на самом деле, и комментарий. «Свободно» на эти даты пересчитается, а комментарий увидит владелец на пульте.

Данные в demo исчезли. Песочница сбрасывается по расписанию, по умолчанию раз в сутки.