Персональные данные бригады: кто должен видеть паспорта
Паспортные данные бригады должны видеть только те, кому они нужны для работы: обычно это руководитель и менеджер, который подаёт списки на площадку. Остальным сотрудникам достаточно имени, роли на проекте и телефона. В CRM это решается одним переключателем видимости личных данных в настройках роли.
Откуда вообще берутся паспорта
На большинство серьёзных площадок — выставочные центры, концертные залы, корпоративные офисы, госучреждения — бригаду пускают по спискам. Охрана просит ФИО и паспортные данные, иногда номер машины. Поэтому прокат копит эти данные годами: в чатах, в почте, в таблице «Паспорта ВСЕ».
Проблема в том, что такая таблица обычно лежит там, где её видит любой, у кого есть ссылка. А фрилансеры, работающие сразу с несколькими компаниями, не всегда рады, что их данные гуляют по чужим перепискам.
Кому и что показывать
Удобно разделить данные на три уровня:
- Публичные внутри компании — имя, специализация, телефон. Их видят все, кто планирует проекты и звонит бригаде.
- Рабочие — роль на конкретном проекте, ставка, история проектов. Их видят менеджеры и руководители.
- Личные — паспорт, адрес регистрации, дата рождения. Их видят только те, кто подаёт списки на площадку.
В RentRoute у персонала и фрилансеров есть карточки, а видимость личных данных включается и выключается в роли отдельно от остальных прав. Кладовщик откроет карточку монтажника и увидит телефон и специализацию, но не паспорт.
Практические правила
- Одно место хранения. Паспорта в карточке человека, а не в пяти чатах. Чем меньше копий, тем меньше утечек.
- Списки — по запросу площадки. Отправляйте только тех, кто реально едет на этот проект, и только те поля, которые просит площадка.
- Удаляйте лишнее. Если человек давно не работает с вами, подумайте, нужно ли продолжать хранить его паспорт.
- Согласие. Обработка персональных данных регулируется законом, и требования к согласию, хранению и передаче лучше сверить с юристом. Здесь — только общие практические принципы.
Справочник фрилансеров
У прокатов, где половина монтажей держится на фрилансерах, справочник людей — отдельная ценность. В RentRoute можно вести и штат, и внешних специалистов, задавать свои специализации (звукорежиссёр, светотехник, грузчик) и назначать людей на проект с ролью. Как собрать такую базу, — в статье про базу фрилансеров-техников. А о соседней задаче — скрыть от части команды суммы — в материале как скрыть цены от сотрудников.
Настроить роли и проверить, кто что видит, можно в RentRoute для техпроката. Начните с бесплатных 30 дней — все модули доступны сразу.