Акт приёма-передачи оборудования: что в нём указать
Акт приёма-передачи оборудования фиксирует, что именно, в каком количестве и состоянии вы отдали клиенту и что получили обратно. Без него любой спор о сломанном приборе или недостающем кабеле превращается в «слово против слова». Обычно составляют два акта — при выдаче и при возврате — или один с двумя разделами.
Зачем акт, если есть договор
Договор описывает правила: сроки, цены, ответственность. Акт фиксирует факт: в пятницу в 9:40 такой-то человек получил вот этот список вот в таком виде. Именно на акт опираются, когда клиент говорит «так и было», а вы уверены в обратном. Что прописать в самом договоре, — в статье договор аренды оборудования.
Требования к оформлению зависят от ваших договоров и формы работы, поэтому шаблон акта стоит согласовать с юристом.
Что указать в акте
- Дату, время и место передачи.
- Кто передаёт и кто принимает — с должностями или данными, о которых вы договорились.
- Перечень: наименование, модель, количество, комплектация.
- Идентификаторы, если они есть: инвентарные номера, наклейки с QR-кодом.
- Состояние: «исправно», видимые следы использования, найденные дефекты.
- Замечания сторон и подписи.
При возврате добавляется сверка: что вернулось, чего не хватает, что повреждено.
Как помогают списки и фото
Самое долгое в акте — перечень, и переписывать его руками из сметы — верный способ ошибиться. Правильнее брать состав из той же сметы, по которой считали деньги.
В RentRoute состав проекта выгружается в PDF или Excel, а комплекты раскрываются составом, поэтому в перечне не потеряются кабели и кейсы. Кладовщик собирает заказ по списку комплектации в режиме «Собрать» и отмечает погруженное — отметки видят все, и вы точно знаете, что уехало. При возврате инструмент с дефектом отмечается «в ремонт» с комментарием и фото прямо с телефона: это и аргумент для разговора с клиентом, и уменьшение исправного остатка, чтобы единицу не поставили в следующий заказ. Как организовать сам возврат, — в материале про приёмку оборудования после мероприятия.
При выдаче тоже фотографируйте: общий план и крупно то, что чаще всего ломается. Для маркировки у каждой позиции в RentRoute есть QR-код.
Кто подписывает
Договоритесь заранее, кто со стороны клиента уполномочен принимать оборудование. На объекте это часто прораб, технический директор или администратор. Если на возврате представителя клиента нет, зафиксируйте состояние на фото и сразу отправьте акт ему.
О задачах прокатов инструмента и техники — на странице RentRoute для аренды инструмента. Список комплектации и отметку ремонта можно попробовать после регистрации — 30 дней полного доступа бесплатно.