Аренда мобильных конструкций: учёт комплектов и бригад
Учёт аренды мобильных конструкций держится на трёх вещах: из каких деталей собрана конструкция, кто её ставит и куда она едет. Если любая из трёх живёт в голове у одного человека, заказ рано или поздно сорвётся — не хватит замков, не приедет такелажник или выяснится, что на площадке нельзя подвешивать. Ниже — как разложить эти три опоры по системе.
Опора первая: состав
Сборная конструкция — сцена, крыша, павильон, арка, башня для звука — состоит из десятков деталей, и половина из них мелкие. Заведите каждую деталь позицией склада с фото, а саму конструкцию — комплектом. Тогда менеджер продаёт «Крышу 10×8», а на склад уходит полный список: фермы, углы, пины, тали, тенты, балласт.
В RentRoute свободный остаток считается на даты проекта по каждой позиции внутри комплекта. Если угловых кубов не хватает, это видно в смете, а не на погрузке. Детали с дефектами отмечаются «в ремонт» и выпадают из исправного остатка. Как вести фермы и другие несущие элементы, разобрано отдельно в статье об учёте ферм и сценических конструкций.
Опора вторая: бригада
Конструкции не ставятся сами. В справочнике персонала есть штат и фрилансеры, а специализации вы задаёте свои: монтажник, такелажник, высотник, водитель-экспедитор. На проекте у каждого — своя роль, и видно, кто занят в эти даты.
Монтажникам уходит ТЗ ссылкой или QR-кодом — с составом, расписанием по дням, адресом и телефонами; регистрироваться для этого не нужно, так что новенький фрилансер не будет звонить в девять вечера с вопросом, куда ехать. О том, как раскладывать монтажи по неделе, — в статье про планирование монтажей.
Опора третья: площадка
Одна и та же крыша ставится на асфальт за день, а в парке с уклоном — за полтора. Поэтому сведения о площадке важны не меньше состава. В карточке площадки хранятся залы, этаж, вместимость, высота потолков, возможность подвеса, габариты сцены, точки подключения и фото; есть и общая база площадок с отзывами коллег. Данные подставляются в проект.
Для открытых площадок в проекте видна погода, рассвет и закат — помогает решить, когда начинать монтаж и нужен ли свет на демонтаж.
Как начать
Не пытайтесь завести всё за выходные. Порядок, который работает:
- Перенесите склад из Excel — колонки распознаются по заголовкам.
- Соберите три-четыре самых ходовых конструкции комплектами.
- Внесите бригаду и специализации.
- Проведите через систему один реальный заказ от сметы до демонтажа.
Решения для этой ниши собраны на странице RentRoute для шатров и конструкций, пошаговые инструкции — в руководстве. Попробовать на своих данных можно после регистрации: 30 дней полного доступа бесплатно.