CRM для ивент-проката: сроки, ночные выезды и правки
CRM для ивент-проката должна выдерживать то, чего нет в обычном прокате: мероприятие нельзя перенести, монтаж идёт ночью, а заказчик меняет смету за час до погрузки. Система, которая хорошо учитывает склад, но не успевает за правками, здесь бесполезна.
Разберём четыре ситуации, знакомые любому, кто работал на ивенте.
«Начало в 19:00, и точка»
Опоздать на свадьбу на день нельзя. Значит, к моменту подтверждения заказа менеджер должен быть уверен, что техника есть. В RentRoute при наборе сметы рядом с позицией видно, сколько свободно на даты проекта с учётом других смет. Если не хватает — можно сразу поискать недостающее в общем каталоге доборов у коллег, а не узнавать о дефиците в день погрузки.
Монтаж накануне, демонтаж ночью
Проект на один вечер занимает оборудование два-три дня. Тайминг в карточке проекта расписан по дням: монтаж, дни мероприятия, демонтаж. Бригада видит его в ТЗ, а по адресу склада CRM считает время в пути с учётом пробок и подсказывает, во сколько выезжать. Если монтаж на улице, в карточке есть погода на площадке, время рассвета и заката. Про организацию ночных смен — отдельная статья о ночном монтаже.
Правки и переносы
«Добавьте ещё два радиомикрофона»
Классика: склад уже собрал заказ, и тут звонок. Менеджер меняет количество в смете, и в списке комплектации уже отмеченная позиция подсвечивается — кладовщик видит, что её нужно пересобрать. Отметки в режиме «Собрать» видны всем в реальном времени, поэтому никто не перепроверяет кейсы по телефону.
Перенос даты за неделю
Заказчик переносит корпоратив. В календаре проект перетаскивается на новые даты, и остатки пересчитываются. Если на новых датах чего-то не хватает, это видно в смете до того, как вы подтвердите перенос.
Что ещё важно ивенту
- ТЗ на телефоне по QR-коду без регистрации — фрилансеры не любят ставить приложения;
- статус «бронь» для заказчиков, которые ещё выбирают;
- зоны в смете: велком, основной зал, вторая сцена — у каждой свои дни и итог;
- история клиента: агентство, с которым вы работаете пятый год, ценит, когда вы помните его привычки.
Остальные ивентовые сценарии — монтажи, доборы, зоны — собраны на странице для звука, света и сцены.
Устройте системе стресс-тест: создайте в песочнице проект, соберите смету, поменяйте количество и посмотрите на список комплектации. Для работы с командой — регистрация и 30 дней бесплатно.