CRM для организатора мероприятий со своим реквизитом
Организатору мероприятий, у которого есть свой реквизит и техника, CRM должна совмещать две роли: планировщика праздника и маленького проката. Если вести их в разных местах, рано или поздно одна арка окажется обещанной на две свадьбы в одну субботу.
Когда своего становится много
Часто всё начинается с пары колонок и световой гирлянды «для своих». Через два года у организатора уже три фотозоны, двадцать комплектов текстиля, свадебная арка, кейтеринговые столы и пульт со звуком для выездной регистрации. Всё это лежит в гараже, и про часть вещей помнит только один человек.
Склад организатора
В RentRoute реквизит заводится в каталог: позиции с фото, описанием, количеством, по категориям — текстиль, конструкции, свет, звук. То, что всегда едет вместе, собирается в комплект: «Выездная регистрация» — арка, ковровая дорожка, стулья для молодых, колонка, микрофон. В смете это одна строка, а на погрузку уходит весь состав.
При добавлении позиции в смету видно, сколько её свободно на даты мероприятия с учётом других проектов. Сломанное отмечается «в ремонт» с фото — и не попадает в следующий заказ.
Тайминг и люди
У проекта есть тайминг по дням: монтаж накануне, день мероприятия, демонтаж. В карточке — люди с ролями: ведущий, декораторы, техник, водитель. Специализации задаются свои. Бригада открывает ТЗ по ссылке или QR-коду на телефоне без регистрации: что везём, во сколько, куда и кому звонить. Время выезда подсказывается с учётом пробок.
Как расписать день мероприятия по минутам и не забыть про монтаж, разобрано в статье о тайминге мероприятия.
Смета клиенту
Клиент получает смету ссылкой или PDF. Если часть работы делают подрядчики, их сметы из RentRoute вставляются по ссылке, а несколько смет объединяются в одну — зонами или списком. Скидки, нал и безнал — пересчёт сразу.
Если вы сами берёте у коллег
Когда своего не хватает, в общем каталоге доборов можно найти, что дают в субаренду другие компании: фото, цена за день, условия, телефон. А простаивающий реквизит — выставить туда же.
Как навести порядок именно в реквизите и декоре, рассказано в материале об учёте реквизита и декора. Сценарии для организаторов свадеб и праздников собраны на странице решения для ивента и свадеб.
Перенесите свой реквизит из Excel и проведите ближайшее мероприятие через систему — регистрация даёт 30 дней полного доступа бесплатно.