CRM для организаторов мероприятий и свадебных агентств

У организатора десятки подрядчиков и один заказчик. RentRoute держит проект, площадку, смету и персонал в одной карточке, а заказчику отдаёт понятную ссылку.

Знакомо?

Договорённости с подрядчиками рассыпаны по чатам.
Смета для клиента и внутренний расчёт живут в разных файлах.
Нет единого календаря мероприятий на команду.

Что делает RentRoute

Проект с площадкой, датами, заказчиком и составом команды.
Смета для заказчика по ссылке и в PDF.
Общий календарь и база площадок на карте.

Смета с количеством, сменами и скидкой — PDF, Excel и ссылка для заказчика
Список комплектации для склада и QR-коды позиций
Календарь занятости по месяцу, неделе и дню, подписка в Google Календаре
Персонал, транспорт и площадки — в той же карточке проекта
Доборы: общий каталог оборудования других прокатных компаний
Роли с настройкой доступа: цены и личные данные видит только тот, кому нужно
История клиента: все прошлые и будущие проекты
30 дней бесплатно, дальше 3 990 ₽/мес — одна подписка на всю компанию

Что обычно ведут в каталоге

Аренда площадки и выездная регистрация
Декор и флористика
Мебель, текстиль и посуда
Звук, свет и сцена
Ведущий, музыканты и диджей
Фото- и видеосъёмка
Кейтеринг и торт
Транспорт для гостей
Координатор и помощники в день свадьбы
Полиграфия: приглашения, рассадка, навигация

Пример: свадьба на 120 гостей с выездной регистрацией

Пара обращается за полгода до даты, в разгар сезона. Организатор заводит проект со статусом «Запрос» и выбирает загородную площадку из общего каталога (новую добавляют по названию и адресу) — там уже есть залы, вместимость, электричество и отзывы коллег. В календаре сразу видно, какие ещё свадьбы команды стоят на эти выходные и хватит ли координаторов.

Смета собирается из каталога услуг: площадка, декор и флористика, мебель, звук и свет, ведущий, фотограф, кейтеринг, транспорт для гостей. Подрядчики заведены позициями каталога и услугами «Персонала», поэтому пара получает одну понятную смету по ссылке без регистрации, а PDF можно распечатать к встрече. Когда пара меняет число гостей, количество правят в той же смете, и по ссылке сразу открывается актуальная версия.

За неделю до свадьбы тайминг расписан по часам: заезд декораторов, настройка звука, регистрация, банкет, демонтаж. Координаторы добавлены в проект, их список с паспортными данными копируется для пропуска на площадку. Подрядчики получают ТЗ по ссылке с QR: адрес, время заезда, контакты — без пересылки файлов по чатам. В день свадьбы у координатора в телефоне тот же тайминг и все контакты.

Как это работает

Заведите каталог: загрузите склад из Excel или добавьте позиции вручную.
Создайте проект под заявку: даты, площадка, заказчик, позиции.
Отправьте смету заказчику по ссылке, а бригаде — ТЗ и список комплектации.

Сколько стоит

3 990 ₽ в месяц за всю компанию

Помесячно — 3 990 ₽; Полгода — 21 550 ₽ (−10%); Год — 38 300 ₽ (−20%).

Первые 30 дней — полный доступ бесплатно
Оплата помесячно или сразу на полгода и год — со скидкой
Цена за компанию, а не за пользователя: до 30 сотрудников включено
Все модули без доплат: склад, сметы, календарь, доборы, персонал, транспорт, площадки
Импорт каталога из Excel, сметы в PDF и Excel
Работает в браузере на компьютере и телефоне — ничего устанавливать не нужно

Попробовать 30 дней бесплатно

Карта привязывается при регистрации, первое списание — после пробного периода. Отменить можно в личном кабинете.

Песочница открыта без регистрации: логин admin, пароль admin.

Вопросы и ответы

Нужен ли собственный склад?

Нет. Каталог можно вести как перечень услуг и субподрядчиков, а склад использовать, если он у вас есть.

Как заказчик видит смету?

Ему отправляется ссылка на страницу со сметой, без регистрации.

Можно ли вести несколько свадеб в один день?

Да. Все проекты стоят в общем календаре, у каждого своя площадка, тайминг, команда и смета. Статусы «Запрос» и «Подтверждено» окрашивают даты, поэтому загрузку на сезон видно заранее.

Как собрать команду проекта в одном чате?

Если в настройках подключён Telegram, из раздела «Люди» создаётся группа проекта со всеми, у кого в команде указан @username. Подрядчикам без аккаунта ТЗ отправляется по ссылке с QR-кодом; ссылка действует семь дней, новую можно выпустить в любой момент.

Статьи по теме

Все статьи