Тайминг мероприятия: от монтажа до демонтажа
Тайминг мероприятия для технической команды — это не программа вечера для гостей, а расписание работ: когда заезд, сколько идёт монтаж, когда саундчек, во сколько площадка должна быть готова и когда начинается демонтаж. Составлять его стоит от конца к началу: от времени, когда в зал входят гости.
Пример: свадьба в загородном ресторане
Допустим, сбор гостей в 16:30, выездная регистрация в 17:00 на террасе, банкет до 23:00. Технический тайминг выглядит так:
- 09:30 — заезд, разгрузка мебели и конструкций;
- 10:00–13:00 — монтаж сцены, фермы, света в зале;
- 13:00–14:30 — звук на террасе и в зале, коммутация;
- 15:00 — саундчек с музыкантами и ведущим;
- 16:00 — площадка готова, техники переодеты;
- 23:00–02:00 — демонтаж, погрузка, выезд.
Между саундчеком и готовностью — час запаса. Он почти всегда съедается: музыканты опаздывают, декоратор просит перевесить прибор, флористы занимают проход. Если запаса нет, саундчек идёт при гостях, а это первое, что запомнит заказчик.
Где тайминг ломается
Заезд без учёта дороги. В тайминге стоит 9:30, но никто не посчитал, во сколько выезжать со склада в пятницу утром. Об этом — отдельная статья про время выезда со склада.
Демонтаж «после мероприятия». Площадка может требовать освободить зал к часу ночи, а у бригады в голове «как закончим». Время сдачи площадки — такой же пункт тайминга, как начало, и от него зависит, сколько грузчиков звать на ночь.
Тайминг живёт отдельно от проекта. Ведущий прислал свой, площадка — свой, у бригады третий. Нужен один, к которому все обращаются.
Тайминг в карточке проекта
В RentRoute тайминг хранится в проекте по дням: монтаж, дни мероприятия, демонтаж. Из проекта же собирается ТЗ для бригады — и тайминг в нём тот же, что видит менеджер. Техник открывает ТЗ по QR-коду на телефоне без регистрации. По адресу склада считается время в пути до площадки с учётом пробок, а для уличной церемонии пригодятся погода, рассвет и закат на площадке. Если проект растягивается на несколько дней, у каждого дня своя дата — подробнее в материале про многодневные мероприятия.
Свадебным агентствам и подрядчикам пригодится отдельный обзор — RentRoute для свадеб и ивентов. Свой первый тайминг в проекте можно собрать бесплатно: после регистрации у вас 30 дней полного доступа.