Во сколько выезжать со склада на мероприятие
Чтобы понять, во сколько выезжать со склада, считайте назад от времени заезда на площадку: заезд минус время в пути с учётом пробок в этот час, минус запас на непредвиденное, минус время на погрузку, если она ещё не закончена. Простая арифметика, которую почему-то чаще всего делают в уме и с ошибкой.
Формула на примере
Площадка пускает на разгрузку с 8:00. Дорога в пустом городе — 35 минут, но в будний день в 7 утра на выезде из промзоны стоит пробка, и навигатор показывает 1 час 10 минут.
- Заезд: 8:00
- Дорога с пробками: −1:10 → 6:50
- Запас на заправку, кофе, поиск ворот: −0:20 → 6:30
- Выезд со склада: 6:30
Если погрузку делаете утром, а не накануне, вычитайте ещё час — и бригада должна быть на складе в 5:30. Об этом лучше узнать в четверг, чем в пятницу в 5:15.
Ошибки, которые повторяются
Время в пути «из головы». Менеджер помнит, что туда «минут сорок». Сорок минут — в воскресенье днём.
Один выезд на всех. Свет монтируется раньше звука, мебель привозят до декора. У разных машин разное время выезда.
Обратный путь. Ночной демонтаж в центре и возврат на склад в 3 часа ночи — это другое время в пути и другой расчёт смены для водителя. Ночные выезды мы разобрали отдельно в статье про ночной монтаж.
Как это считает RentRoute
В RentRoute у компании задан адрес склада, а у проекта — площадка. По этим адресам система считает время в пути до площадки с учётом пробок и подсказывает, во сколько выезжать, исходя из тайминга проекта. Подсказка видна в карточке проекта, а тайминг и адрес попадают в ТЗ, которое водитель и бригада открывают по QR-коду на телефоне.
Это не заменяет здравый смысл: если на въезде на площадку шлагбаум с охраной, которая проверяет списки по пятнадцать минут, заложите это в запас сами. Общие принципы доставки описаны в материале про логистику мероприятий.
Мини-чек-лист перед выездом
- Время заезда подтверждено площадкой.
- Время в пути посчитано на конкретный час, а не «вообще».
- У водителя есть адрес и контакт на месте.
- Погрузка закончена или на неё заложено время.
Расчёт выезда работает для любых проектов, но чаще всего им пользуются прокаты звука, света, сцены и видео, у которых ранние заезды — норма. Подсказку времени выезда на тестовом проекте покажет песочница, логин и пароль — admin.