Как восстановить удалённую смету: корзина в CRM проката
Удалённую смету в RentRoute можно вернуть из корзины: она восстанавливается целиком, со всеми позициями, зонами и прикреплёнными файлами. То же самое работает для проекта. Главное — чтобы у того, кто будет восстанавливать, была роль с доступом к корзине.
Как это обычно случается
Сценарий знакомый: менеджер чистит список и удаляет «старую» смету, а это была единственная согласованная версия. Или новый сотрудник решил, что два одинаковых проекта — дубль, и удалил тот, где висели файлы с планом площадки. В файлах на общем диске такая ошибка часто означает «ищите в почте, кому отправляли». В CRM с корзиной — пару кликов.
Что делать по шагам
- Не паниковать и не создавать смету заново. Новая смета не вернёт историю изменений и отправленные заказчику версии.
- Откройте корзину. Там лежат удалённые проекты и сметы.
- Найдите нужное по названию проекта или заказчику.
- Восстановите. Смета или проект возвращаются целиком — с позициями, скидками, зонами и файлами.
- Проверьте, что смета снова занимает остаток. Пока смета была удалена, её позиции считались свободными на эти даты. Если за это время кто-то поставил ту же технику в другую смету, лучше заметить это сразу.
Последний пункт часто упускают, а именно из него вырастает двойная бронь.
Кому давать доступ к корзине
Корзина — это не только спасение, но и власть: из неё можно вернуть то, что удалили намеренно. Поэтому в RentRoute видимость корзины настраивается в ролях отдельно. Разумная схема:
- руководитель и старший менеджер видят корзину и восстанавливают;
- менеджеры правят сметы, но не удаляют их;
- кладовщики и техники удалять сметы не могут вовсе.
Права настраиваются по разделам: нет доступа, просмотр, правка, удаление.
Как реже лазить в корзину
- Не удаляйте, а меняйте статус. Если проект не состоялся, поставьте статус «отмена» — история останется, а технику он занимать перестанет.
- Не плодите копии смет. Изменения лучше вносить в ту же смету: при отправке ссылкой у каждой отправки своя версия, и видно, что видел заказчик. Подробнее — в статье о версиях сметы.
- Смотрите, кто менял. В карточке видно, кто и когда её правил, — часто это объясняет «пропажу» раньше, чем вы откроете корзину.
Если корзина не помогла
Корзина спасает от человеческих ошибок. От серьёзных сбоев защищают ежедневные резервные копии на стороне сервиса и ваш собственный архив, который можно выгрузить. Как выстроить эту защиту целиком, — в материале про резервные копии данных.
Попробуйте удалить и вернуть смету без риска — в песочнице RentRoute с тестовыми данными, логин и пароль admin. Больше о возможностях для прокатов звука, света и видео — на странице решения для техпроката.