Версии сметы: как не запутаться в правках заказчика
Чтобы не путаться в правках, каждая отправленная заказчику смета должна быть отдельной зафиксированной версией, а рабочая смета — одной и той же живой карточкой. Тогда на вопрос «а что мы согласовали во вторник» есть точный ответ, а не пять файлов «смета_финал_2_новая.pdf».
Как рождается путаница
Корпоратив на 200 человек. Понедельник: первая смета. Вторник: заказчик убрал второй экран. Среда: вернул экран, но попросил свет попроще. Четверг: агентство переслало вашу вторничную версию своему клиенту, и тот согласовал её. Пятница: вы собираете склад по четверговой смете, на площадке выясняется, что экран «не заказывали».
Проблема не в заказчике — правки неизбежны. Проблема в том, что версии живут в почте и мессенджерах, а не в одном месте.
Правила, которые работают
- Одна рабочая смета на проект. Не копируйте файл под каждую правку — меняйте исходник.
- Каждая отправка — новая версия. То, что ушло заказчику, должно остаться неизменным, даже если вы продолжили править.
- Номер версии видит заказчик. «Согласовываем версию 3» — короткая и однозначная фраза.
- Срок актуальности. Цены и наличие на даты меняются; смета без срока через месяц может оказаться невыполнимой.
- Старые версии отключаются. Если смета устарела, ссылка на неё не должна продолжать «гулять» по чатам.
Как это устроено в RentRoute
Смета в RentRoute отправляется ссылкой: заказчик открывает её с телефона, PDF внутри. У каждой отправки своя версия — правки, сделанные после, в эту ссылку не попадают. Видно, открывал ли заказчик смету, и можно задать срок, после которого ссылка перестанет работать. Внутри команды видно, кто и когда менял карточку и кто сейчас её открыл, так что два менеджера не перепишут смету друг другу.
Подробнее о самом формате отправки — в статье про смету ссылкой, а о том, как довести правки до подписанного варианта, — в материале про согласование сметы с заказчиком.
А если заказчику нужен файл
Никто не запрещает отправить PDF или Excel — их тоже можно выгрузить. Просто договоритесь, что ссылка с номером версии остаётся главным источником, а файл — копией для архива бухгалтерии. Остальные возможности для прокатов техники — на странице для ивент-проката.
Посмотреть, как выглядят версии и отметки об открытии, можно в песочнице без регистрации: логин admin, пароль admin.