Как быстро составить смету: 10 минут вместо часа
Быстро составить смету получается тогда, когда вы не набираете её с нуля: типовые наборы уже собраны в комплекты, позиции подставляются из каталога с ценой, а свободный остаток на даты видно сразу. Тогда смета на стандартный корпоратив занимает минут десять, а не вечер.
Куда уходит время
Засеките, на что тратится час работы над сметой. Обычно это:
- поиск актуальной цены в старом прайсе или в прошлой смете;
- звонок на склад «а у нас есть ещё четыре радиомикрофона на субботу?»;
- набор по одной строке того, что вы возите на каждое мероприятие: пульт, мониторы, коммутация, стойки;
- пересчёт итогов после каждой правки;
- оформление для заказчика.
Каждый из этих пунктов можно убрать.
Пять приёмов, которые реально ускоряют
1. Комплекты. «Звук на 100 человек», «Конференц-набор», «Свет для банкета» — состав из позиций, которые всегда едут вместе. Добавили одну строку — получили десять. Подробнее о том, как их собирать, — в статье про комплекты оборудования.
2. Подсказки из каталога. Начинаете вводить название — система предлагает позицию с ценой. Никакой сверки с прайсом.
3. Остаток на даты. Сразу видно, сколько штук свободно на дни проекта с учётом других смет. Звонок на склад не нужен.
4. Автоматический пересчёт. Смены, скидки, нал и безнал пересчитываются сами.
5. Готовое оформление. PDF или ссылка генерируются из той же сметы, ничего не надо переносить в Word.
Типовые сметы
Если вы постоянно считаете похожие заказы — свадьбы в одном и том же загородном клубе, конференции на 50 человек, — составьте для них опорный набор комплектов. Заготовкой станет не файл, который надо копировать и чистить, а несколько строк, из которых смета собирается за пару минут. Идеи, что включить в такую заготовку, — в материале про шаблон сметы на аренду оборудования.
Как это работает в RentRoute
В RentRoute позиции в смете подсказываются из каталога с ценой и свободным остатком на даты проекта, комплекты раскрываются составом, а количество, смены, скидки, наценки, нал и безнал пересчитываются сразу. Готовая смета выгружается в PDF и Excel или уходит заказчику ссылкой. Остальные инструменты для техпрокатов — на странице для ивент-проката.
Засеките время на своей первой смете в RentRoute — регистрация бесплатна на 30 дней, а склад можно загрузить из Excel.