Шаблон сметы на аренду оборудования: колонки и блоки
Шаблон сметы на аренду оборудования должен содержать шапку с датами и заказчиком, таблицу позиций с количеством, сменами, ценой, скидкой и суммой, отдельные блоки доставки, залога и условий, а внизу — итог с налогами. Всё прочее — украшения. Ниже — обязательный минимум на примере проката строительного инструмента.
Шапка
- название компании и контакт менеджера;
- заказчик и контактное лицо;
- адрес объекта или площадки;
- даты выдачи и возврата;
- номер или версия сметы и дата составления;
- срок действия цены.
Версия — не формальность. Когда заказчик звонит со словами «у меня в смете другая сумма», первым делом нужно понять, о какой версии речь.
Колонки таблицы позиций
- Наименование — как вы называете позицию: «Перфоратор SDS-Max, 1500 Вт».
- Количество.
- Смены или дни — для каждой позиции свои: генератор может стоять неделю, а отбойный молоток нужен на два дня.
- Цена за смену.
- Скидка — в процентах или суммой, если даёте.
- Сумма по строке — количество × смены × цена минус скидка.
Отдельная колонка с моделью полезна, если заказчик сравнивает предложения разных прокатов.
Блоки под таблицей
- Доставка и вывоз — туда и обратно, с указанием, кто грузит.
- Залог — сумма и условия возврата. Для дорогого инструмента это обычная практика.
- Расходники — диски, буры, топливо для генератора, если вы их продаёте.
- Итог — без НДС, НДС, с НДС; или наличный и безналичный расчёт.
- Условия — что считается поломкой по вине арендатора, порядок возврата грязного инструмента, продление.
Как правильно считать сумму за многодневную аренду, разобрано в статье про расчёт стоимости аренды оборудования.
Шаблон в Excel и его ограничения
Шаблон в Excel — честная отправная точка. Ограничения появляются, когда заказов становится много: формулы ломаются при копировании, цены в старом шаблоне устаревают, а таблица не знает, что перфоратор уже выдан другому клиенту на эти даты. Если вы ведёте и склад в Excel, полезно посмотреть статью про шаблон Excel для учёта оборудования.
В RentRoute та же структура заложена в смету проекта: позиции подсказываются из каталога с ценой и свободным остатком на даты, смены, скидки, нал и безнал, НДС пересчитываются сразу, а результат уходит заказчику PDF, Excel или ссылкой. Честная оговорка: RentRoute заточен под проекты с датами и сметами, а кассы почасового проката для разовых клиентов «с улицы» в нём нет — если ваш инструментальный прокат работает именно так, учитывайте это.
Посмотрите, как выглядит смета на тестовых данных, в песочнице, и узнайте больше на странице RentRoute для проката инструмента.