Учёт проката инструмента: кому выдали и когда вернут
Учёт проката инструмента сводится к трём вопросам, на которые нужно отвечать за секунды: у кого сейчас вещь, когда она вернётся и в каком виде. Тетрадь у кассы отвечает на первый, иногда на второй и почти никогда на третий. Разберём, как закрыть все три в системе.
Кому выдали
В RentRoute выдача — это проект: клиент, даты, адрес объекта, смета с позициями. Кнопка «В работе» показывает всё, что уехало на проекты сегодня, а строка «3/4» — сколько единиц на складе из общего числа. Звонит клиент и спрашивает, есть ли ещё один отбойник, — ответ находится сразу, без похода на склад.
В карточке клиента — история всех его прошлых и будущих проектов. Видно, кто берёт регулярно, кто возвращает вовремя, а с кем каждый раз приходится созваниваться. Об истории клиентов подробнее — в статье об истории клиентов проката.
Когда вернут
Даты проекта видны в календаре — месяц, две недели, неделя, день. Если клиент продлевает аренду, проект перетаскивается на новые даты, и свободный остаток в других сметах пересчитывается. Поэтому менеджер не пообещает виброплиту на понедельник, если её возврат сдвинулся на среду.
Многодневная аренда считается в смете сменами — днями аренды, — со скидками и наценками, наличными или безналом. Итог пересчитывается сразу.
В каком состоянии
Самый недооценённый вопрос. Что помогает:
- Фото инструмента и комплекта в карточке позиции — с ним сверяются на выдаче.
- QR-код позиции на кейсе — кладовщик открывает карточку с телефона.
- На возврате — проверка по составу комплекта: кейс, ключ, насадки.
- Нашли поломку — отметка «в ремонт» с комментарием и фото.
Отметка ремонта уменьшает исправный остаток, и сломанный инструмент не уйдёт к следующему клиенту. Как пользоваться QR-кодами на складе, — в материале о QR-кодах для учёта оборудования.
Оговорюсь честно: RentRoute рассчитан на прокат по заказам и проектам — с доставкой на объект, многодневной арендой, бригадами. Почасовой кассы и онлайн-бронирования на сайте в нём нет.
Все возможности для этой ниши — на странице RentRoute для проката инструмента. Посмотреть, как выглядят проекты, календарь и отметки ремонта, можно в песочнице — логин и пароль admin.