История клиентов проката: все проекты в одной карточке
История клиента — это все его прошлые и будущие проекты в одном месте: даты, площадки, сметы, кто работал. Она нужна в момент звонка: клиент говорит «как в прошлом году, только на сто человек больше», и у менеджера должно занять полминуты, чтобы понять, что было в прошлом году.
Что обычно происходит без истории
Звонит организатор корпоративов: «Нам на 20 декабря, то же самое, что вы ставили у нас весной». Менеджер, который вёл весенний проект, уволился. Смета где-то в почте, ТЗ — в чате бригады. Новый менеджер собирает предложение с нуля, забывает про второй экран в холле, и заказчик замечает разницу на площадке.
Вторая ситуация — споры. «Мы в прошлый раз платили меньше» — проверить невозможно, если смета не сохранена в понятном месте.
Что даёт история на практике
- Быстрый ответ. Открыли карточку клиента — видите все проекты с датами и статусами, переходите в нужный и смотрите смету.
- Повторные заказы. Видно, кто заказывает каждый год под одни и те же даты: новогодние корпоративы, выпускные, отраслевые конференции. Им можно напомнить о себе заранее — подробнее в статье про повторные заказы.
- Планирование. Будущие проекты клиента тоже в карточке: если у постоянного заказчика три мероприятия в одном месяце, это видно сразу.
- Передача дел. Менеджер ушёл в отпуск — коллега открывает карточку и понимает, на чём остановились.
Карточка клиента в RentRoute
В RentRoute у каждого клиента есть карточка с историей всех прошлых и будущих проектов. Проект — это не только смета: там даты, площадка, тайминг, люди, транспорт, файлы и оборудование. Из карточки клиента вы попадаете в любой из них. Видно и кто менял проект и когда, а удалённый по ошибке проект восстанавливается из корзины целиком, вместе с файлами.
Если клиенты сейчас в Excel, их можно загрузить импортом: колонки распознаются по заголовкам. История появится по мере того, как вы будете заводить проекты, — поэтому начинать стоит с ближайших заказов, а не с архива за пять лет.
Для агентств и подрядчиков
Если вы работаете не только с конечными заказчиками, но и с агентствами, ведите их как клиентов: агентство, которое приносит десять проектов в год, тоже заслуживает истории. Как организовать такую базу, мы рассказали в материале про клиентскую базу ивент-подрядчика.
Карточка клиента в RentRoute связана с проектами, сметами и складом — так, как привыкли работать прокаты звука, света и видео. Начните вести историю клиентов после регистрации: 30 дней полного доступа бесплатно.