Календарь занятости оборудования: месяц, неделя, день
Календарь занятости оборудования показывает, какие проекты идут в какие дни и в каком они статусе, а свободный остаток каждой позиции на эти даты считается из смет. Без такой связки календарь превращается в красивую картинку, по которой нельзя ответить на главный вопрос — есть ли у нас техника на субботу.
Четыре масштаба и зачем каждый
Месяц. Общая картина сезона: где плотно, где окна, сколько проектов в холде. Руководителю для планирования закупок и отпусков.
Две недели. Рабочий горизонт менеджера: что подтверждено, что ещё висит в брони, где надо дожать заказчика.
Неделя. Для склада и технического директора: какие монтажи, когда выезды, где пересекаются проекты.
День. Конкретные смены: кто на какой площадке, во сколько заезд, что уже уехало.
Обычно каждый сотрудник живёт в своём масштабе — и это нормально, если данные одни и те же. Плохо, когда у менеджеров свой календарь в таблице, а у склада — свой на доске: рано или поздно они разойдутся.
Статусы на календаре
Цвет проекта должен сразу говорить, насколько он реален. Запрос — пока разговор. Бронь (холд) — технику держим, но решения нет. Подтверждён — едем. Добор — проект, где вы отдаёте оборудование коллегам. Отмена — освобождаем даты. Подробнее о том, что означает каждый статус и когда его менять, — в статье про статусы заявок в прокате.
Перенос дат
Заказчик сдвинул мероприятие на неделю — частая история. В бумажном или табличном календаре перенос — это правка в трёх местах: календарь, смета, лист склада. Если всё связано, достаточно передвинуть проект, а занятость оборудования пересчитается сама.
Календарь в RentRoute
Календарь RentRoute показывает месяц, две недели, неделю и день, даты переносятся перетаскиванием, у проектов статусы: запрос, бронь, подтверждён, добор, отмена. Сметы опираются на те же даты: позиции подсказываются со свободным остатком с учётом других проектов, а кнопка «В работе» на складе показывает, что уехало сегодня. Проекты можно вывести в свой Google, Apple или Outlook календарь по личной ссылке — без цен; подробнее в материале про график монтажей в Google Календаре. Больше о работе техпрокатов — на странице для ивент-проката.
Заведите свои проекты в календарь после регистрации — 30 дней бесплатно, за всю компанию одна цена, а не за пользователя.