Статусы заявок в прокате: запрос, бронь, подтверждено
Прокату хватает пяти статусов заявки: запрос, бронь, подтверждено, добор и отмена. Каждый отвечает на вопрос «можно ли отдать эту технику кому-то другому», и если статусов больше или они размыты, менеджеры и склад начинают понимать их по-разному.
Что значит каждый статус
Запрос. Заказчик интересуется, вы ещё не отправили смету или он её не видел. Технику не держим, но заявку не теряем: через месяц этот же заказчик может вернуться.
Бронь (холд). Смета отправлена, заказчик думает или собирает подписи. Оборудование временно закреплено. Хорошая практика — срок холда и ответственный, который его продлевает или снимает.
Подтверждено. Заказчик согласился, условия выполнены. Склад может планировать сборку, бригада — монтаж.
Добор. Проект, где вы отдаёте своё оборудование коллегам-прокатчикам. Его удобно держать отдельным статусом: это не ваше мероприятие, но техника на эти дни занята.
Отмена. Мероприятие не состоится. Даты освобождаются, история заявки остаётся — пригодится, когда заказчик вернётся.
Кто меняет статус
Договоритесь, кто и когда переводит заявку дальше. Например: менеджер ставит запрос и бронь, подтверждение — только после договора или предоплаты, отмену — менеджер с обязательным комментарием. Склад статусы не меняет, но ориентируется на них: собирает только подтверждённые. Руководитель раз в неделю просматривает брони, у которых истёк срок, и решает, кому позвонить.
Типичные ошибки
- Бронь висит месяцами — техника «занята» призраком.
- Подтверждённый проект отменили по телефону, но статус не поменяли — склад собирает заказ.
- Добор у коллег записан как обычный проект, и в отчётах он смешивается с вашими мероприятиями.
Как поступать с отменами и уже внесёнными деньгами — в статье про отмену мероприятия и бронь.
Статусы в RentRoute
В RentRoute у каждого проекта один из пяти статусов: запрос, бронь (холд), подтверждён, добор, отмена. Статусы видны цветом на календаре — в масштабе месяца, двух недель, недели или дня, — а даты переносятся перетаскиванием. В карточке видно, кто и когда её менял. Как всё это выглядит на календаре, рассказано в материале про календарь занятости оборудования. Остальные инструменты для техпрокатов собраны на странице для ивент-проката.
Настройте свою воронку на реальных проектах: регистрация даёт 30 дней полного доступа бесплатно.