Отмена мероприятия: что делать с бронью и сметой
Когда заказчик отменяет мероприятие, прокатной компании нужно сделать четыре вещи: зафиксировать отмену в проекте, разобраться с предоплатой по условиям договора, освободить оборудование и людей и предупредить всех, кто уже был в курсе. Порядок важен: если первым делом обзвонить бригаду, а оборудование так и висит в брони, менеджеры не продадут его другим.
Шаг первый: зафиксировать, а не удалить
Первое желание — удалить проект: мероприятия ведь не будет. Но удалённый проект пропадает из истории клиента, а вместе с ним — сметы, переписка и понимание, почему всё сорвалось. Лучше перевести проект в статус «отмена» и записать причину в карточке. Через год, когда этот же клиент позвонит снова, вы будете знать, что в прошлый раз он отменил за три дня.
В RentRoute у проектов есть статусы: запрос, бронь, подтверждён, добор, отмена. Если проект всё-таки удалили, он попадает в корзину и восстанавливается целиком — с файлами и сметами.
Деньги и договор
Как поступить с предоплатой, зависит от того, что записано в договоре: сроки бесплатной отмены, удержание за позднюю отмену, расходы, которые уже понесены (добор у коллег, пропуска, доставка). Общая практика — прописывать эти условия заранее, а не договариваться в момент отмены. Формулировки лучше сверить с юристом. Подробнее о подходах к авансу — в статье про предоплату в прокате.
RentRoute не принимает оплаты от заказчиков и не проводит возвраты — это делается как обычно, а в CRM фиксируется результат.
Оборудование и добор
Подтверждённый проект занимал оборудование на эти даты. После отмены убедитесь, что в смете других проектов оно снова видно свободным, и проверьте, не было ли запросов на те же даты, которым вы отказали, — им стоит перезвонить. Если для проекта брали добор у коллег, предупредите их как можно раньше — так поступают с партнёрами, к которым придётся обращаться снова.
Люди и все остальные
- Бригада и фрилансеры: сообщите сразу, особенно если отказывали другим ради этой даты.
- Площадка: снимите пропуска и заезд.
- Подрядчики, если вы их привлекали.
- Склад: если проект уже собирали, верните всё на места.
Как устроены статусы и где проходит граница между холдом и подтверждением, — в материале про статусы заявок в прокате.
Отмены случаются у всех, а вот держать историю и остаток под контролем помогает система, сделанная для прокатов звука, света и сцены. Статусы и корзину можно опробовать на своих проектах после регистрации — 30 дней бесплатно.