Предоплата в прокате: как подтверждать бронь деньгами
Предоплата в прокате нужна, чтобы отличить реальный заказ от «подержите, пожалуйста, на всякий случай». Пока денег нет, оборудование стоит в холде и может уйти другому заказчику; поступила предоплата — бронь подтверждена, техника закреплена за проектом.
Почему без предоплаты всё сыпется
Знакомая картина: в мае звонят три агентства и просят придержать один и тот же комплект на последнюю субботу июня. Вы всем говорите «держу». В июне двое молча пропадают, а третий отказывается за неделю. В итоге суббота пустая, хотя в мае можно было закрыть её трижды.
Предоплата превращает обещание в обязательство — и для заказчика, и для вас.
Как выстроить правило
- Холд с ограниченным сроком. Бронь без денег держится, допустим, несколько дней. Срок называете сразу.
- Предоплата подтверждает бронь. Деньги пришли — статус меняется, техника закреплена.
- Размер зависит от риска. Высокий сезон, редкое оборудование, большая доля добора у коллег — повод просить больше.
- Условия отмены заранее. Что возвращается при отмене за месяц, за неделю, за день — прописано до оплаты.
Любые проценты и сроки здесь — решение вашей компании; юридическую формулировку условий отмены стоит согласовать с юристом.
Если мероприятие отменили
Отмена после предоплаты — нормальная часть бизнеса. Важно быстро освободить технику в календаре, чтобы её мог взять следующий заказчик, и вернуть или удержать деньги строго по тем условиям, о которых договорились. Подробнее — в статье про отмену мероприятия и бронь.
Предоплата и статусы в RentRoute
Деньги от ваших заказчиков RentRoute не принимает — оплата идёт по вашим реквизитам. Но статусы проекта в календаре повторяют логику предоплаты: запрос, бронь (холд), подтверждён, отмена, а также добор. Перевели проект из брони в «подтверждён» — вся команда видит, что заказ закреплён. Свободный остаток в сметах считается на даты проекта с учётом других смет, так что видно, на что техники уже не хватит. Что означает каждый статус, разобрано в материале про статусы заявок в прокате. Больше о работе ивент-техпрокатов — на странице для ивент-проката.
Посмотрите на календарь со статусами в песочнице: логин admin, пароль admin, регистрация не нужна.