Программа для составления смет на мероприятия от склада
Хорошая программа для составления смет на мероприятия берёт позиции прямо со склада: вы набираете «бим», а она подсказывает голову с ценой и тем, сколько единиц свободно на даты проекта с учётом других смет. Всё остальное — скидки, дни, НДС, PDF — уже надстройка над этой главной возможностью.
Почему смета должна знать о складе
Смета в таблице — это обещание, которое никто не проверил. Менеджер ставит двенадцать голов, потому что «у нас их двенадцать», и не знает, что восемь из них в этот же день стоят в другой смете. Обнаруживается это в пятницу вечером на складе.
Когда программа смотрит в склад, менеджер видит остаток на даты прямо при вводе позиции. Не хватает — сразу решает, добрать у коллег или предложить замену, а не узнаёт о проблеме от кладовщика.
Что ещё должно быть
Короткий список того, что реально экономит время прокату звука, света и видео:
- Комплекты — «Портальный комплект» добавляется одной строкой и раскрывается составом.
- Смены — количество дней аренды у каждой позиции.
- Зоны — основной зал, велком, вторая сцена, у каждой свои дни и свой итог.
- Скидки и наценки на позицию, раздел или всю смету.
- Нал, безнал и НДС с пересчётом на лету.
- Объединение смет — несколько в одну, зонами или общим списком.
- Выдача заказчику — PDF, Excel и ссылка, которая открывается с телефона.
Сравнение с привычным подходом подробно разобрано в статье смета в Excel или в CRM.
Как выглядит работа в RentRoute
Менеджер создаёт проект, указывает даты и площадку и открывает смету. Начинает печатать название — RentRoute подсказывает позиции каталога с ценой и свободным остатком. Количество, смены, скидка — итог пересчитывается сразу. Если проект на два дня, а велком только в первый, зона велкома получает свой один день.
Дальше галочками выбирается, что увидит заказчик: сводная по разделам, тайминг, расчёт до скидки, нал и безнал. Смета уходит PDF или ссылкой. У каждой отправки своя версия, видно, открывал ли её заказчик, можно задать срок действия.
Из этого же проекта склад получает список комплектации, а бригада — ТЗ по QR-коду. Цифры нигде не переписываются вручную.
Сколько времени это экономит
Зависит от того, как вы работаете сейчас. Если смету собирают копированием прошлой и правкой, основной выигрыш — меньше ошибок. Если её собирают с нуля — ещё и скорость. Несколько приёмов, как ускориться, — в статье о том, как быстро составить смету.
Посмотрите сметы на тестовом складе в песочнице или загрузите свой склад и соберите настоящую смету в RentRoute для техпроката — после регистрации 30 дней бесплатно.