Переход из другой CRM в прокатную систему без остановки
Переход из другой CRM проходит спокойнее всего через Excel и короткий период параллельной работы: выгружаете справочники из старой системы, загружаете в новую, а текущие проекты доводите там, где они начаты. Новые заказы с определённой даты оформляете уже только в новой системе.
Что переносить, а что нет
Перед выгрузкой разделите данные на три группы.
Справочники — каталог оборудования, клиенты, сотрудники и фрилансеры, транспорт. Их переносить обязательно, и в RentRoute все они загружаются из Excel: колонки распознаются по заголовкам.
Текущие проекты — уже подтверждённые и те, что пройдут в ближайшие недели. Их проще завести в новой системе вручную, чтобы свободный остаток на даты сразу считался правильно. Если проектов много, начните с ближайших по датам.
История — прошлые заказы за годы работы. Её обычно не переносят: выгрузите архив из старой CRM и сохраните. У постоянных клиентов история начнёт копиться в карточке с первого же нового проекта.
Как подготовить файл склада, рассказано в статье про импорт склада из Excel.
Как устроить параллельную работу
Выберите дату переключения — лучше в спокойный период, а не в пик сезона. План может выглядеть так:
- За неделю до даты загрузить справочники и настроить роли.
- Провести один-два проекта целиком в новой системе силами одного менеджера.
- С даты переключения все новые заявки — только в новой системе.
- Старые проекты довести в прежней CRM до возврата оборудования.
- После последнего возврата выгрузить архив и отключить старую систему.
Ключевое правило — одна и та же бронь не должна жить в двух местах, иначе занятость оборудования в каждой системе будет неполной.
На что обратить внимание команде
Самое трудное в переходе — не данные, а привычки. Покажите кладовщику список комплектации с отметками, бригаде — ТЗ по QR-коду, менеджерам — сметы и календарь. Как вовлечь людей, — в материале внедрение CRM в прокатной компании.
Ограничения тоже стоит знать заранее: в RentRoute нет интеграции с 1С, телефонии и SMS-рассылок. Если старая система закрывала эти задачи, решите, чем вы их замените. Сценарии для звука, света и видео — на странице CRM для технического проката.
Для переезда хватит бесплатного месяца: зарегистрируйтесь, загрузите справочники и проведите первый проект параллельно со старой системой.