Переход с Excel на CRM: пошаговый план для проката
Переход с Excel на CRM занимает меньше времени, чем кажется, если идти по шагам: сначала каталог оборудования, потом клиенты и персонал, затем один реальный проект. Главное — не пытаться перенести всю историю за пять лет разом и не останавливать работу.
Шаги переезда
Шаг 1. Приведите каталог в порядок
Откройте таблицу склада и добейтесь простого правила: каждая строка — одна позиция, каждый столбец — одно свойство. Наименование, модель, категория, цена за день, количество. Объединённые ячейки, цвет вместо статуса и комментарии в соседней колонке импорт не поймёт.
Заодно решите, как будут устроены категории. Для проката инструмента это может быть «Электроинструмент → Перфораторы», «Строительная техника → Виброплиты», «Леса и опалубка». О структуре подробно — в статье про категории склада проката.
Шаг 2. Импортируйте склад
В RentRoute склад загружается из Excel: колонки распознаются по заголовкам. Тонкости — в материале про импорт склада из Excel. После загрузки выборочно проверьте десяток позиций и добавьте фото к ходовым: менеджеру проще выбирать, кладовщику — собирать. Категории потом можно переставлять мышью.
Наборы, которые выдаются вместе, оформите комплектами: «Комплект для покраски» — краскопульт, компрессор и шланги. В смете он раскроется составом, а со склада уйдёт всё содержимое.
Шаг 3. Клиенты, персонал, транспорт
Клиентов, сотрудников, команду и машины тоже можно загрузить из Excel. Не переносите всех подряд: тех, с кем не работали несколько лет, проще добавить при новом заказе. Сразу настройте роли: кто видит цены, кто только склад, кто может удалять.
Шаг 4. Первый проект
Возьмите ближайший заказ и проведите его в CRM целиком: смета с днями аренды, бронь в календаре, список комплектации, возврат. Если какой-то шаг непонятен, загляните в руководство. Excel пока можно держать открытым для сверки, но новые заказы вносите только в систему — иначе через месяц у вас будет два источника правды.
Что делать со старыми таблицами
Сохраните их в архив и не трогайте. Понадобится узнать, что брал клиент три года назад, — откроете файл. Всё новое будет копиться в карточке клиента с историей проектов. О задачах прокатов инструмента и техники — на странице переход на CRM для проката оборудования.
Хотите сначала потренироваться — откройте песочницу: там уже есть тестовый склад и проекты (вход admin / admin), а потом переносите своё.