Импорт склада из Excel: подготовка таблицы и проверка
Импорт склада из Excel проходит гладко, если до загрузки потратить час на подготовку таблицы: одна строка — одна позиция, понятные заголовки колонок, никаких объединённых ячеек и итогов внизу. Остальное — проверка после загрузки и пара правок вручную.
Подготовка колонок
Минимальный набор:
- категория и, если нужно, подкатегория;
- название;
- модель;
- количество;
- цена за смену;
- описание.
Заголовки пишите словами в первой строке. Не нужны пустые строки-разделители между разделами, цветные заливки вместо категорий и примечания вроде «уточнить у Пети» в колонке цены.
Чистка перед загрузкой
Это самый ценный этап, и его чаще всего пропускают.
- Найдите дубли: отсортируйте по названию и просмотрите соседние строки — «SM58» и «Shure SM58», скорее всего, одно и то же.
- Приведите категории к единому списку. «Свет», «свет » с пробелом и «Освещение» — три разные категории для любой программы.
- Проверьте числа: в количестве не должно быть «2+1» или «~10», в цене — «по договорённости».
- Решите, что делать со списанным и потерянным: лучше не переносить вовсе, чем переносить с нулевым остатком.
Если таблицы ещё нет и вы только собираетесь её завести, посмотрите шаблон Excel для учёта оборудования — он изначально рассчитан на перенос.
Проверка после импорта
- сравните число позиций с количеством строк в таблице;
- пройдитесь глазами по каждой категории;
- выборочно сверьте 10–15 позиций: название, количество, цену;
- соберите тестовую смету — так быстрее всего видно, что цены и названия легли правильно.
Фото и комплекты обычно добавляют уже после импорта: таблица переносит строки, а составы наборов удобнее собрать в интерфейсе.
Импорт в RentRoute
В RentRoute из Excel загружаются склад, клиенты, персонал, команда и гараж, а колонки распознаются по заголовкам — подгонять таблицу под жёсткий шаблон не нужно. Так же данные выгружаются обратно. О переезде целиком — в статье переход с Excel на CRM, а о складе технического проката — на странице для звука, света и видео.
Загрузите свою таблицу в первый же день: регистрация даёт 30 дней бесплатно. Хотите сначала посмотреть на результат — откройте песочницу с логином и паролем admin.