Шаблон Excel для учёта оборудования: колонки и перенос в CRM
Шаблон Excel для учёта оборудования стоит строить из трёх листов — «Склад», «Заказы» и «Ремонт» — и с первого дня называть колонки так, чтобы их потом поняла любая программа. Ниже структура, которую можно собрать за полчаса и которая без переделок переносится в CRM.
Три листа шаблона
Лист «Склад»
Одна строка — одна позиция (модель), а не одна единица.
- Категория — «Электроинструмент», «Генераторы», «Леса и опалубка».
- Подкатегория — по желанию.
- Название — тип + бренд + модель: «Перфоратор SDS-plus 800 Вт».
- Модель — отдельной колонкой, для поиска.
- Количество — всего единиц.
- В ремонте — сколько сейчас неисправно.
- Цена за сутки.
- Залог — если берёте.
- Описание — комплектация, вес, мощность.
Не объединяйте ячейки, не обозначайте разделы цветными строками и не пишите итогов внизу листа: всё это мешает и фильтрам, и переносу.
Лист «Заказы»
Колонки: номер, клиент, телефон, дата выдачи, дата возврата, позиция, количество, сумма, статус. Одна позиция заказа — одна строка, даже если заказ большой: так работают фильтры и сводные таблицы.
Лист «Ремонт»
Дата, позиция, что сломалось, кто принял, дата возврата от мастера. Разницу «Количество − В ремонте» удобно считать формулой прямо на листе «Склад».
Чего шаблон не сделает
Свободный остаток на конкретные даты в такой таблице считать неудобно: придётся строить сетку «позиция × день» или сложные формулы по листу заказов. Пока заказов мало, это терпимо. Когда начинаются пересечения, таблица отстаёт — подробнее в статье Excel или CRM для проката.
Как перенести в CRM
Если колонки названы словами в первой строке, перенос сводится к загрузке файла. Перед этим почистите дубли и приведите категории к одному написанию — пошагово это описано в статье импорт склада из Excel.
В RentRoute склад, клиенты, персонал, команда и гараж загружаются из Excel, колонки распознаются по заголовкам, так что лист «Склад» удобно загрузить первым. Дальше остаток на даты считается в сметах, а ремонт отмечается кнопкой. Учтите: RentRoute ориентирован на прокат под проекты с выездами и сметами, кассы почасовой выдачи в нём нет. Подробнее — на странице для проката инструмента.
Когда таблица станет тесной, зарегистрируйтесь и загрузите её — первые 30 дней бесплатно.