Шаблон каталога оборудования для импорта из Excel

Чтобы перенести склад из таблицы в CRM за вечер, а не за неделю, таблицу стоит сразу привести к простой структуре: одна строка — одна позиция, одна колонка — одно свойство. Ниже шаблон колонок, который подходит для загрузки в RentRoute и вообще для любого аккуратного каталога.

Шаблон таблицы: колонки

1. Наименование — обязательная колонка: как позицию будут искать менеджеры, например «Радиомикрофон ручной».
2. Производитель / модель — точная модель, чтобы отличать похожие позиции.
3. Категория — верхний уровень: Звук, Свет, Видео, Конструкции, Инструмент.
4. Подкатегория — второй уровень: Микрофоны, Акустика, Перфораторы.
5. Кол-во — сколько единиц на складе всего.
6. Ед. — шт, м, комплект.
7. Цена аренды — за смену, просто числом, без обозначения валюты и пояснений в той же ячейке.
8. Вт — потребляемая мощность, если важна для расчёта питания.
9. Вес, кг и Объём, м³ — для логистики, если вы их знаете.
10. Примечания — то, что не уместилось: особенности, комплектность кейса.
11. Тип — позиция или комплект.

Оставьте строку заголовков первой, без объединённых ячеек и пустых строк между позициями.

Как подготовить таблицу

• Одно написание. «Микрофон», «микр.» и «mic» — для системы три разные вещи. Пройдитесь по названиям фильтром и приведите к одному виду.
• Категории — не больше двух-трёх уровней. Глубокое дерево красиво выглядит, но в нём никто ничего не найдёт.
• Количество — числом. Не «10 + 2 в ремонте», а 12, а ремонт отметите уже в системе.
• Одинаковые позиции — одной строкой. Двадцать одинаковых стульев — это одна строка с количеством 20, а не двадцать строк.
• Комплекты — отдельно. В файле комплект заводится строкой с типом «комплект», а его состав собирается уже в интерфейсе из загруженных позиций.

Готовая структура таблицы для текущего учёта, ещё до переезда, описана в статье о шаблоне Excel для учёта оборудования.

Как это загружается в RentRoute

В RentRoute склад импортируется из Excel, и колонки распознаются по заголовкам — назовите их так, как в шаблоне выше, или близкими словами вроде «Название», «Количество», «Цена». После загрузки категории и подкатегории можно перетаскивать мышью, к позициям добавить описание и фото, в том числе HEIC с iPhone, а у каждой позиции появится QR-код. Тем же способом загружаются клиенты, персонал, команда и гараж, а выгрузка в Excel работает в обратную сторону. Пошагово про перенос — в материале об импорте склада из Excel, а о прокате инструмента и техники — на странице для инструмента и оборудования.

Загрузите свою таблицу после регистрации — 30 дней полного доступа бесплатно.

Подробнее о CRM для ниши «Инструмент и стройтехника»