Шаблон тайминга мероприятия: по дням и по часам
Шаблон ниже состоит из двух частей: тайминг по дням для всего проекта и почасовой план для каждого дня. Пример заполнен для загородной свадьбы с шатром, но структура подходит и для корпоратива, и для конференции.
Шаблон: тайминг по дням
- День монтажа — дата, время заезда, что монтируем, кто на площадке.
- День мероприятия — дата, время начала и окончания.
- Следующий день мероприятия, если событие многодневное, — каждая дата отдельно.
- День демонтажа — дата, с какого часа можно начинать, до какого часа освободить площадку.
Шаблон: почасовой план дня
Для каждого дня — строки в формате «время — что происходит — кто отвечает — что нужно от техники».
День монтажа, пятница
- 09:00 — заезд, разгрузка — бригада шатра — ворота открыты, место для машины.
- 10:00 — сборка шатра и пола — бригада шатра.
- 15:00 — свет и электричество — светотехник — питание от щита площадки.
- 18:00 — звук, проверка системы — звукорежиссёр.
- 20:00 — сдача площадки на ночь — старший бригады.
День свадьбы, суббота
- 08:00 — заезд декораторов, мебель, текстиль — декоратор.
- 11:00 — саундчек ведущего и группы — звукорежиссёр, ведущий.
- 15:00 — фотосессия, велком — фотограф, кейтеринг.
- 16:00 — выездная регистрация — ведущий, звукорежиссёр — радиомикрофоны.
- 18:00 — банкет, программа — ведущий.
- 23:30 — торт, финальный танец — свет и звук по сценарию.
- 00:30 — окончание, начало демонтажа декора.
День демонтажа, воскресенье
- 09:00 — демонтаж звука и света, затем шатра.
- 14:00 — площадка свободна.
Как заполнять
Сначала заполните тайминг по дням: он определяет, на сколько дней занято оборудование и сколько смен у бригады. Почасовой план стройте от времени начала события назад — сколько нужно на каждый этап и сколько людей. Оставляйте запас между этапами: декораторы и техники не должны стоять друг у друга на голове. И делайте разные выжимки для разных людей: ведущему — программа, бригаде — заезд и саундчек, водителю — время подачи машины. Что такое тайминг и чем отличаются его уровни, рассказано в статье что такое тайминг мероприятия, а о проектах на несколько дней — в материале о многодневных мероприятиях.
То же в RentRoute
В карточке проекта тайминг ведётся по дням — монтаж, дни мероприятия, демонтаж, у каждого своя дата. Он попадает в ТЗ для бригады по QR-коду, а в PDF сметы его можно галочкой показать заказчику. По адресу склада RentRoute считает время в пути до площадки с учётом пробок, а для уличного события показывает погоду, рассвет и закат — удобно, когда регистрация под открытым небом. Больше о свадьбах и ивенте — на странице для свадебных команд.
Разложите по дням свой ближайший проект в песочнице — регистрация не нужна.