Смета на мероприятие: разделы, пример и частые ошибки
Смета на мероприятие строится по разделам: площадка и оформление, техника, мебель, персонал, логистика, отдельно — непредвиденные расходы и комиссия. Внутри каждого раздела — позиции с количеством, днями и ценой, а итоги считаются по разделам и в целом. Так заказчик видит, за что платит, а вы — где можно ужаться без потери качества.
Разделы, которые стоит держать всегда
Даже если в конкретном проекте раздел пуст, держите его в шаблоне — так вы не забудете о нём на следующем.
- Оформление и декор — арка, цветы, текстиль, фотозона.
- Техническое обеспечение — звук, свет, экраны, сцена.
- Мебель — столы, стулья, лаунж, бар.
- Кейтеринг и посуда, если они идут через вас.
- Персонал — ведущий, техники, монтажники, координатор.
- Логистика — доставка, погрузка, монтаж и демонтаж.
- Резерв на непредвиденное и агентская комиссия, если вы её показываете.
Пример: свадьба на 80 гостей
Допустим, выездная церемония и банкет в загородном ресторане. Удобно разбить смету на зоны:
- Церемония — арка, стулья для гостей, звук для регистратора и музыки.
- Велком — фуршетные столы, фотозона, фоновая музыка.
- Банкетный зал — столы, текстиль, свет, звук для ведущего, экран для слайд-шоу.
У каждой зоны свои дни аренды: церемонию монтируют утром и снимают днём, банкет — до ночи. Когда зона несёт свой итог, заказчику проще понять, во что обходится, например, отдельная церемония на улице. Подробнее о таком подходе — в статье про смету по зонам.
Ошибки, которые съедают бюджет
- Забыли демонтаж. Ресторан требует освободить зал к часу ночи — значит, бригада работает в ночь, и это отдельная строка.
- Посчитали один день там, где их два. Если монтаж накануне, оборудование занято два дня.
- Скидку дали на всё, включая чужие услуги, которые вы перепродаёте без наценки.
- Не разделили нал и безнал. Итог для заказчика меняется, если часть оплаты идёт с НДС.
Для корпоративных событий логика похожа, но акценты другие — об этом статья про смету на корпоратив.
Как собирать смету быстрее
Если вы работаете с подрядчиками на RentRoute, их смету можно вставить к себе в проект по ссылке, а несколько смет объединить в одну — зонами или общим списком. Скидки, наценки, нал и безнал, НДС пересчитываются сразу, а заказчику уходит аккуратный PDF или ссылка, которая открывается с телефона.
Попробуйте собрать смету на свою ближайшую свадьбу в RentRoute для ивент-агентств — 30 дней бесплатно, без ограничений по модулям.