Смета на оформление мероприятия: аренда, расходники, работа
Смета на оформление мероприятия делится на три принципиально разные части: аренда (то, что вернётся на ваш склад), расходники (то, что останется на площадке или уйдёт в мусор) и работа (идея, монтаж, демонтаж, флористы). Смешивать их нельзя: у каждой своя логика цены и свой ответ на вопрос заказчика «а можно подешевле?».
Часть 1. Аренда
Сюда идёт всё многоразовое: арки, ширмы, подставки, вазы, подсвечники, текстиль, фотозоны, конструкции. Цена — за день или за мероприятие, количество — из вашего склада.
Проверьте, свободны ли вещи на эти даты. У декоратора дефицит обычно не в стульях, а в одной уникальной арке, которую уже пообещали двум невестам. В RentRoute позиция подсказывается в смете вместе со свободным остатком на даты проекта, и такая накладка видна сразу.
Часть 2. Расходники
Живые цветы, зелень, шары, флористическая пена, ленты, свечи, скотч. Всё, что не вернётся. Здесь цена складывается из закупки и наценки, и именно тут чаще всего теряется маржа:
- цены на цветы меняются от сезона к сезону — фиксируйте срок действия сметы;
- в предпраздничные недели закупка дорожает, и смета месячной давности уже не работает;
- мелочь вроде проволоки и ленты кажется копеечной, пока не посчитаете её на десять композиций.
Как вести учёт расходников, чтобы они не исчезали бесследно, — в статье про учёт расходников в прокате.
Часть 3. Работа
- Разработка концепции и визуализация — если вы её делаете, это отдельная строка, а не «бонус».
- Монтаж — количество людей × часы. Ночной заезд или подъём без лифта дороже.
- Флористы на сборку композиций.
- Демонтаж — часто в ночь, сразу после окончания.
- Доставка — туда и обратно, иногда два рейса.
Как подать заказчику
Заказчику проще воспринимать смету по зонам, а не по типам затрат: церемония, велком, фотозона, банкетный зал. У каждой зоны свой итог. Если бюджет не сходится, заказчик сам видит, что можно упростить, — например, отказаться от отдельной фотозоны.
В RentRoute зоны в смете получают свои дни аренды и итоги, а в PDF галочками выбирается, что увидит заказчик: сводная по разделам, тайминг, расчёт до скидки. Аренду и работу удобно держать разделами внутри зоны.
Если вы работаете как часть команды ивент-агентства, ваша смета может уйти к нему ссылкой и быть вставлена в общий проект — агентству не придётся перепечатывать строки.
О том, какие задачи декоратора закрывает CRM, — в статье CRM для декоратора. Все возможности для студий оформления — на странице RentRoute для декора. Попробуйте собрать смету по зонам в песочнице — логин и пароль admin.