Смета на техническое обеспечение мероприятия целиком
Смета на техническое обеспечение мероприятия объединяет шесть блоков: звук, свет, видео, сцену и конструкции, персонал и логистику. Сводить их стоит в одну смету с итогом по каждому разделу, а если площадок или залов несколько — ещё и по зонам. Тогда заказчик видит общую сумму и её состав, а вы не теряете ни одной строки между отделами.
Порядок разделов
Удобный порядок — от «железа», которое видно, к работе, которую не видно:
- Сцена и конструкции — подиум, фермы, одежда сцены. С неё начинается монтаж.
- Звук — микрофоны, пульт, порталы, мониторинг, коммутация.
- Свет — приборы, управление, эффекты.
- Видео — LED-экран или проекция, камеры, коммутация видео.
- Персонал — инженеры, операторы, монтажники, техдиректор.
- Логистика — транспорт, погрузка, доставка, монтаж и демонтаж по времени.
Персонал и логистику держите отдельными разделами, а не размазывайте по технике. Почему это важно для переговоров о цене, — в статье про персонал в смете.
Зоны: когда одной сметы мало
Допустим, форум на два дня: пленарный зал, две секции и зона регистрации. Регистрация работает только в первый день, секции — оба дня, пленарный зал монтируется накануне. Если всё свалить в одну простыню, дни аренды и итоги перепутаются.
Зоны решают это: у каждой свои дни аренды и свой итог. Заказчик видит, сколько стоит пленарный зал и сколько — каждая секция, и может отказаться от одной, понимая, сколько сэкономит.
Логистика — не «прочее»
Логистика в техобеспечении — это не одна строка «доставка». Сюда входят машины по количеству и тоннажу, время в пути, ночной заезд, грузчики, иногда пропуска. Поэтому заводите её отдельным разделом и считайте по каждому выезду, а не одной суммой «на глаз».
Если звук, свет и видео — разные подрядчики
Часто прокат делает звук и свет, а LED-экран берёт у партнёра. Две сметы в разных форматах — постоянный источник расхождений. В RentRoute смету подрядчика, который тоже работает в системе, можно вставить к себе в проект по ссылке. А несколько смет можно объединить в одну — зонами или общим списком. Как это сделать аккуратно, — в статье о том, как объединить несколько смет в одну.
Что увидит заказчик
Не всем заказчикам нужна вся детализация. В PDF галочками выбирается, что показывать: сводную по разделам, тайминг, расчёт до скидки, нал и безнал. Техническому директору площадки — полный список, финансовому директору заказчика — сводную.
Соберите смету на техобеспечение с зонами и разделами в RentRoute для техпроката — после регистрации 30 дней бесплатно.