Как объединить несколько смет в одну: зонами или списком
Несколько смет объединяют в одну двумя способами: каждая исходная смета становится отдельной зоной со своим итогом или все позиции сливаются в общий список. Первый вариант удобен, когда заказчику важно видеть, сколько стоит каждая часть, второй — когда ему нужна одна цифра и один перечень.
Когда возникает задача
Типичная ситуация: менеджер посчитал звук, коллега — свет и видео, а ещё есть смета декоратора-партнёра. Заказчик просит «один документ, чтобы показать директору». Склеивать вручную в Excel долго и опасно: потеряете строку или продублируете итог.
Другой сценарий — многодневный фестиваль, где каждая сцена считалась отдельно, а к финалу понадобилась сводная смета на весь проект.
Два способа объединения
Способ 1: зонами
Каждая исходная смета превращается в зону: «Звук», «Свет и видео», «Декор» или «Сцена А», «Сцена Б». Плюсы:
- у каждой части сохраняются свои дни аренды и свой итог;
- видно, кто и за что отвечает;
- заказчик может отказаться от одной части, не трогая остальные.
Подходит для агентств и крупных событий, где бюджет обсуждают по направлениям.
Способ 2: общим списком
Позиции из всех смет сливаются в один перечень по разделам каталога. Плюсы — компактность и одна итоговая сумма. Это удобно для небольшого заказа, который по историческим причинам считали в два захода, или когда заказчику неважно, откуда взялась каждая позиция.
Минус — если в исходных сметах были разные дни аренды, их придётся привести к общему знаменателю.
Что проверить после объединения
- Не задвоились ли одинаковые позиции — два раза «пульт» может быть ошибкой, а может быть двумя залами.
- Хватает ли свободного остатка на даты проекта.
- Применились ли скидки так, как вы договаривались, а не дважды.
- Что именно увидит заказчик: сводную по разделам, расчёт до скидки, нал и безнал.
Как это сделано в RentRoute
В RentRoute несколько смет объединяются в одну — зонами или общим списком, на выбор. Если часть работы делает подрядчик, который тоже работает в RentRoute, его смету можно вставить к себе по ссылке — об этом в статье про смету субподрядчика. Разницу между зонами и разделами мы подробно разобрали в материале о смете по зонам. Остальные инструменты для техпрокатов — на странице для ивент-техники.
Попробуйте объединить две готовые сметы в песочнице: там уже есть проекты с тестовыми данными, логин и пароль admin.