Учёт реквизита и декора: где, в каком виде, на каком проекте
Учёт реквизита и декора держится на трёх ответах: где предмет лежит, в каком он состоянии и на каком проекте сейчас находится. Если хотя бы на один вопрос ответ «надо спросить у Лены», учёта нет — есть память одного человека, которая уходит в отпуск вместе с ним.
Где лежит
Склад декора — это сотни мелких вещей на стеллажах, в коробках и на антресолях. Удобно, когда каталог повторяет физическое устройство склада: категории «Подсвечники», «Рамы», «Текстиль», «Искусственные цветы», а внутри — подкатегории по типу или цвету. В RentRoute их можно перетаскивать мышью, так что структура подстраивается под то, как вы на самом деле ищете вещи.
Место хранения запишите в описание позиции: «стеллаж 3, верхняя полка, коробки с синей лентой». У каждой позиции есть QR-код — наклейте его на коробку или полку. Новый помощник наводит телефон и видит карточку: что это, сколько должно быть, как выглядит. Как использовать коды без лишней бюрократии, описано в статье о QR-кодах для учёта оборудования.
В каком состоянии
Реквизит устаёт: облупливается позолота, бьётся стекло, выцветает ткань. Если повреждённую вещь просто ставят обратно на полку, через месяц она снова уедет к заказчику. В RentRoute позиция отмечается «в ремонт» с комментарием и фото — в том числе с телефона прямо на площадке, пока демонтаж ещё идёт. Исправный остаток уменьшается, и менеджер видит только то, что можно отдавать.
На каком проекте
Кнопка «В работе» показывает, что уехало на проекты сегодня; в строке видно, сколько единиц на месте из общего числа. Если подсвечников 24, а на месте 18, понятно, что шесть сейчас на чьём-то банкете, и по проекту видно — на каком. Календарь показывает, когда они вернутся, а свободный остаток на даты учитывает все сметы. Подробнее о ежедневном контроле — в статье о том, что уехало на проекты сегодня.
С чего начать на этой неделе
- Выгрузите то, что уже есть в таблице, и загрузите импортом из Excel — колонки распознаются по заголовкам.
- Разложите позиции по категориям так, как стоят стеллажи.
- Распечатайте QR-коды для самых ходовых коробок.
- Договоритесь, что повреждённое сразу отмечается «в ремонт», а не откладывается в угол.
Больше о складе декоратора — на странице RentRoute для декора. Наведите порядок в своём реквизите: регистрация открывает 30 дней полного доступа без оплаты.