Учёт светового оборудования: ремонт, лампы, фото и серийники
Учёт светового оборудования держится на трёх вещах: исправный остаток (а не просто «сколько стоит на полке»), отдельный учёт ламп и расходников и возможность отличить один прибор от другого, когда это важно. Разберём каждую.
Исправный, а не общий остаток
В световом прокате всегда что-то в ремонте: у одной головы залипла шторка, у другой треснула линза. Если такой прибор продолжает числиться на складе, менеджер поставит его в смету, а склад в пятницу не сможет его выдать.
В RentRoute прибор отмечается «в ремонт» с комментарием и фото — в том числе техником прямо на площадке с телефона. Ремонт уменьшает исправный остаток, и в смете подсказывается только то, что реально можно выдать на даты проекта. Подробнее о том, как вести ремонт системно, — в статье об учёте ремонта оборудования.
Лампы и расходники
Лампы, гель-фильтры, жидкость для хейзеров и дым-машин, предохранители — расходники, которые не возвращаются. Удобный способ — завести их в каталог отдельными позициями с количеством в своей категории «Расходники». Тогда их можно добавить в смету, если они оплачиваются заказчиком, а склад видит остаток. Отдельного модуля списания расходников в RentRoute нет, остаток корректируется вручную. Как организовать такой учёт, разобрано в материале об учёте расходников в прокате.
Фото и серийные номера
Фото полезны больше, чем кажется: новый кладовщик по фото отличит профильный прожектор от линзового, а заказчик в смете поймёт, что получит. В RentRoute к позиции прикладывается несколько фото, подходят и HEIC с iPhone.
Не каждый прибор нужно вести поштучно. Пар-прожекторы одной модели — обычная позиция с количеством. А вот дорогие головы, которые чаще ломаются и которые важно отслеживать по истории, имеет смысл завести отдельными позициями: серийный номер удобно записать в описание, а на корпус наклеить QR-код позиции. Тогда и кладовщик, и техник на площадке точно знают, о каком приборе речь, когда отмечают его в ремонт.
Правило выбора:
- дешёвое и одинаковое — одна позиция с количеством;
- дорогое и с индивидуальной историей ремонтов — отдельные позиции с серийником в описании;
- то, что всегда едет вместе, — комплект.
Перенос из таблицы
Если учёт сейчас в Excel, импорт распознаёт колонки по заголовкам — название, модель, цена, остаток. Категории и подкатегории потом раскладываются перетаскиванием мышью.
Как RentRoute работает для проката света, звука и видео, описано на странице решения для технического проката. Загрузите свою таблицу и отметьте пару приборов в ремонт — регистрация даёт 30 дней бесплатно.