Учёт взятого в аренду оборудования в проектах проката
Взятое в аренду оборудование нужно учитывать отдельной сделкой и распределять её стоимость вместе с доставкой по проектам, на которых техника работала. Если этого не делать, маржа проектов считается без главной статьи расходов, а в конце месяца выясняется, что «прибыльная» свадьба на самом деле ушла в ноль.
Почему это теряется
Типичная история: в среду менеджер берёт у коллег восемь голов с пятницы по понедельник. В субботу они работают на корпоративе, в воскресенье — на свадьбе. Оплата коллегам уходит одной суммой, доставка — второй, и ни одна не привязана ни к одному проекту. Через месяц никто уже не вспомнит, на что ушли эти деньги.
Ещё хуже, когда добор вообще не фиксируется: руководитель видит в смете восемь голов, считает, что они свои, и не понимает, почему проект принёс меньше ожидаемого.
Что фиксировать по каждой сделке
- у кого взяли — компания и контакт;
- что именно и в каком количестве;
- даты забора и возврата;
- стоимость аренды и залог;
- стоимость доставки туда и обратно;
- на каких проектах техника работала.
Последний пункт — самый важный, именно он превращает расход в правильную себестоимость.
Как это сделано в RentRoute
В RentRoute взятый добор оформляется сделкой. В ней указаны позиции, даты, цена и доставка. Затем сделка разносится по проектам: если головы отработали на двух мероприятиях, каждое получает свою долю аренды и доставки. Расходы остаются в проекте рядом со сметой, и картину видно без отдельной таблицы.
Если одна и та же техника работает на нескольких проектах подряд, полезно понимать, как в принципе распределять занятость, — об этом статья про одно оборудование на нескольких проектах.
Доставка — частая дыра
Доставку чужого оборудования забывают чаще всего. Машина за кейсами к коллегам, машина обратно, иногда грузчики — это ощутимые деньги, особенно на коротких проектах. Разнося их вместе с арендой, вы видите реальную стоимость добора. А то, как показывать доставку заказчику, разобрано в статье о доставке в смете проката.
Что делать с этими данными
Через несколько месяцев учёта станет видно:
- какие позиции вы берёте в добор постоянно — кандидаты на покупку;
- у каких коллег условия выгоднее;
- на каких проектах добор съедает маржу настолько, что цену пора пересмотреть.
Без учёта всё это остаётся ощущением. С учётом — цифрами из ваших же проектов.
Проведите тестовую сделку и посмотрите, как она разносится по проектам, после регистрации — 30 дней всё доступно бесплатно, или сначала в песочнице без регистрации.