Учёт занятости оборудования: какие сметы что держат
Учёт занятости оборудования отвечает на вопрос «кто держит эту вещь на эти даты». Для проката мебели он особенно острый: 300 стульев «кьявари» могут быть разбросаны по трём сметам на одни выходные, и без списка смет никто не скажет, сколько осталось на четвёртую свадьбу.
Занятость — это сметы, а не полка
В среду на складе стоят все 300 стульев. Но в пятницу 120 уедут на корпоратив, в субботу 150 — на свадьбу в загородном комплексе, а ещё 40 холдит агентство, которое пока не подтвердило дату. Полка показывает прошлое, сметы — будущее. Поэтому занятость считают по сметам с датами, а не по физическому наличию.
Что видеть по каждой позиции
- сколько единиц всего и сколько исправных;
- какие проекты и сметы держат позицию на выбранные даты;
- в каком статусе проект: запрос, бронь, подтверждён;
- сколько остаётся свободно.
Статус важен. Холд от агентства, который висит третью неделю, и подтверждённая свадьба с предоплатой — разная занятость. Менеджер, видя, что 40 стульев держит неподтверждённая бронь, может позвонить и уточнить, а не отказывать новому клиенту.
Где ломается ручной учёт
В таблице занятость обычно ведут сеткой «позиция × день». Пока позиций двадцать, это работает. Когда их двести, а сметы правятся по пять раз, таблица отстаёт от реальности. Типичный итог — двойная бронь: два менеджера независимо пообещали одни и те же диваны.
Календарь и смета вместе
На занятость удобно смотреть с двух сторон. Сверху — календарь занятости: какие проекты на какие даты и в каком статусе. Снизу — смета: менеджер добавляет позицию и сразу видит, сколько её свободно на даты именно этого проекта.
Для мебели добавьте ещё одно правило: доставка и вывоз. Банкетные столы часто привозят накануне, а забирают на следующий день — эти дни тоже заняты.
Занятость в RentRoute
В RentRoute смета подсказывает позиции из каталога вместе с ценой и свободным остатком на даты проекта с учётом других смет. Календарь показывает проекты по месяцам, неделям и дням со статусами — запрос, бронь, подтверждён, добор, отмена, — а даты переносятся перетаскиванием. Ремонт уменьшает исправный остаток, так что стул со сломанной ножкой в подсчёт не попадёт. Подробнее о прокате мебели — на странице для аренды мебели.
Проверьте на своих стульях и столах: регистрация даёт 30 дней бесплатно, склад загружается из Excel.