Двойная бронь оборудования: откуда берётся и как избежать
Двойная бронь оборудования возникает, когда два человека обещают одну и ту же вещь на пересекающиеся даты, не видя решений друг друга. Лечится она не внимательностью, а одним источником правды: занятость должна считаться из всех смет сразу, а не из памяти менеджера.
Как это обычно происходит
В субботу два корпоратива и свадьба, а портальных комплектов три. Во вторник менеджер Аня ставит один в смету корпоратива. В среду менеджер Олег обещает два на свадьбу — он видел в таблице «3 шт.» и не знал про Анину смету. В четверг приходит третий заказчик, и кто-то, глядя в ту же таблицу, отвечает «есть». В пятницу склад обнаруживает, что нужно четыре комплекта, а в наличии три.
Типичные причины:
- остаток ведётся без дат — «есть 3», а не «свободно 3 на субботу»;
- сметы живут в отдельных файлах, и занятость из них никто не собирает;
- холд не отличается от подтверждённой брони;
- монтаж накануне не учтён как занятость;
- позиция в ремонте числится доступной.
Правила, которые помогают
- Проверять свободное количество в момент добавления позиции в смету, а не при сборке.
- Различать статусы: запрос, бронь (холд), подтверждён. Холд — тоже занятость, но с датой, когда его нужно снять или подтвердить.
- Ставить реальные даты с монтажом и демонтажом.
- Не держать две копии одной сметы — с ростом объёма они начинают расходиться.
Про статусы подробно — в статье статусы заявок в прокате, а арифметика пересечений разобрана в материале про свободный остаток на даты.
Если накладка уже случилась
Не прячьте её до пятницы. Чем раньше заказчик узнает о замене модели, тем спокойнее разговор. Второй выход — взять недостающее в добор у коллег и заложить это в смету.
Как RentRoute не даёт отдать вещь дважды
В RentRoute смета показывает свободный остаток на даты проекта с учётом всех других смет — менеджер видит нехватку в тот момент, когда ставит позицию. Календарь показывает проекты со статусами, а сломанное в ремонте не попадает в исправный остаток. Если своих комплектов не хватает, в общем каталоге доборов можно найти прокатные компании, которые дают похожее. Подробнее — на странице для технических подрядчиков.
Зарегистрируйтесь и заведите свои сметы на ближайшие выходные — 30 дней полного доступа бесплатно.