Инвентаризация в прокатной компании: как и когда проводить
Инвентаризацию в прокатной компании удобнее проводить в тихий период и по частям: категория за категорией, сверяя полку с учётом за вычетом уехавшего на проекты и лежащего в ремонте. Полный пересчёт раз в год плюс выборочный по ходовым категориям раз в месяц или квартал — разумный ритм для большинства складов.
Когда считать
Прокат редко стоит целиком. Выберите окно, когда на проектах минимум: будни после праздничного пика, начало января, межсезонье для летних прокатов. Если окна нет, считайте по категориям — сегодня кабель и коммутацию, через неделю свет.
Мелкие и ходовые позиции — радиомикрофоны, переходники, батарейные блоки, рации — пересчитывайте чаще: они теряются первыми. Крупные вроде ферм, сабвуферов и экранов достаточно сверять раз в полгода.
Порядок пересчёта
- Выгрузите остатки по категории в Excel.
- Отметьте, что сейчас на проектах и в ремонте, — это не недостача.
- Пересчитайте полку, лучше вдвоём: один считает, второй записывает.
- Расхождения сначала ищите в последних проектах: что уехало и не вернулось.
- Только после этого правьте остаток и записывайте причину.
Совет из практики: не правьте цифры «на ходу», пока не закончили категорию. Недостающие два микрофона нередко лежат в кейсе соседнего раздела, и поправка «в минус» через час превращается в поправку «в плюс».
Что ускоряет пересчёт
Сильно помогают инвентарные номера и маркировка кейсов: вы считаете кейсы, а не содержимое россыпью. И всегда держите под рукой перечень того, что на выезде, — иначе каждая уехавшая колонка будет выглядеть пропажей.
Чем помогает RentRoute
Отдельного модуля инвентаризации в RentRoute нет, но всё нужное для сверки под рукой. Склад выгружается в Excel — это готовый лист для пересчёта. Кнопка «В работе» показывает, что уехало на проекты сегодня, а в строке позиции видно «3/4»: три на месте из четырёх. Подробнее об этом — в статье что уехало на проекты. Позиции в ремонте отмечены отдельно и не путаются с недостачей. Найденные расхождения правятся в карточке, а система показывает, кто и когда её менял. Больше о складе звука, света и видео — в разделе для ивент-техники.
Если хотите провести следующую инвентаризацию уже по данным из CRM, начните с регистрации: 30 дней полного доступа бесплатно, а склад загружается из вашей таблицы.