Функции CRM для проката: обязательные и желательные
Обязательных функций у CRM для проката немного: остаток на даты, комплекты, смета с пересчётом, учёт ремонта и календарь со статусами. Всё остальное — желательно и зависит от того, чем вы занимаетесь. Ниже обе группы с короткими примерами, чтобы было понятно, зачем каждая функция нужна на практике.
Без чего нельзя
- Свободный остаток на даты. Не «восемь пультов на складе», а «на 14-е свободно три, потому что пять в других сметах». Без этого CRM для проката — просто список.
- Комплекты. «Сценический монитор с усилителем и кабелями» — одна строка в смете, а со склада уходит всё, что внутри. Цена может считаться за комплект или по позициям.
- Смета с пересчётом. Смены, скидки, наценки, нал и безнал, НДС — итог обновляется сразу. Выгрузка в PDF и Excel для заказчика.
- Ремонт. Отметка «в ремонт» должна уменьшать доступное количество, иначе сломанный прибор снова уедет на заказ.
- Календарь со статусами. Запрос, бронь, подтверждён, отмена — чтобы отличать твёрдые заказы от «интересуемся».
Что сильно облегчает жизнь
- Список на погрузку из сметы. Кладовщики отмечают погруженное, а изменения в смете подсвечиваются. Экономит перепечатывание и звонки.
- ТЗ бригаде по ссылке. Фрилансер открывает на телефоне состав оборудования, тайминг, контакты и адрес — без регистрации.
- Отправка сметы ссылкой. Видно, открывал ли заказчик, у каждой отправки своя версия.
- Роли и доступы. Скрыть цены от склада, паспортные данные бригады — от всех, кроме ответственных.
- Зоны в смете. Велком, основной зал, вторая сцена — со своими днями и итогом.
- История клиента. Все прошлые и будущие проекты в одной карточке.
Что нужно не всем
- Доборы. Общий каталог, где прокатные компании выставляют технику друг другу. Полезно, если вы часто берёте или отдаёте в субаренду.
- База площадок. Потолки, подвес, точки подключения — для тех, кто монтирует на чужих площадках.
- Гараж. Машины, водители, напоминание о смене резины — если у вас свой автопарк.
- Время в пути и погода. Подсказка, во сколько выезжать с учётом пробок, и прогноз для монтажа на улице.
- Интерфейс на нескольких языках. В RentRoute их восемь — нужно, если в команде есть иностранцы.
Все перечисленные функции в RentRoute входят в одну подписку, без доплат за модули. Как они складываются в систему, описано в статье из чего состоит CRM-система проката, а как проверить их при выборе — в чек-листе выбора CRM. Набор функций в работе у технического проката можно посмотреть на странице CRM для звукового и светового оборудования.
Пройдитесь по обоим спискам в песочнице — логин и пароль admin — и отметьте, что вам действительно нужно. Для работы на своих данных — регистрация и 30 дней бесплатно.