CRM-система для проката: из каких модулей она состоит
CRM-система для проката состоит из нескольких модулей, которые смотрят в одну базу: склад, сметы, календарь, персонал, клиенты и транспорт. Ценность не в каждом модуле по отдельности, а в том, что данные из одного автоматически попадают в другой — без копирования между файлами.
Ниже — каждый модуль с вопросом, на который он отвечает, на примере RentRoute.
Склад: «что у нас есть и в каком оно состоянии»
Каталог разбит на категории и подкатегории, которые перетаскиваются мышью. У позиции есть модель, цена, остаток, описание и фото. Из позиций собираются комплекты: «радиосистема на 4 канала» уходит на проект целиком, а со склада списывается всё, что внутри. Сломанное отмечается «в ремонт» с комментарием и фото — исправный остаток сразу уменьшается. Подробнее о складской части — в статье о складском учёте для проката.
Сметы и календарь
Сметы: «сколько это стоит и хватит ли техники»
Менеджер набирает позиции из каталога, и система показывает свободный остаток на даты проекта с учётом других смет. Смены, скидки, наценки, нал и безнал, НДС пересчитываются сразу. Готовую смету можно выгрузить в PDF или Excel либо отправить заказчику ссылкой.
Календарь: «кто, где и когда»
Проекты видны по месяцу, двум неделям, неделе и дню. Статусы — запрос, бронь, подтверждён, добор, отмена. Если заказчик сдвинул дату, проект перетаскивается на новые числа.
Люди, клиенты и машины
Персонал
Штат и фрилансеры в одном справочнике, специализации задаёте сами: звукорежиссёр, светотехник, грузчик. На проекте у человека своя роль.
Клиенты
Карточка заказчика хранит все прошлые и будущие проекты. Новый менеджер за минуту понимает, что этот клиент всегда просит дополнительный мониторный микс.
Гараж
Машины, водители, вид топлива, напоминание о сезонной смене резины по климату города.
Как модули связаны
Всё сходится в карточке проекта. Из неё получаются три документа: смета заказчику, ТЗ бригаде и список комплектации для склада. ТЗ открывается по QR-коду на телефоне без регистрации. Список комплектации кладовщики отмечают в режиме «Собрать», и отметки видны всем сразу.
Посмотреть, как модули устроены для технических компаний, можно на странице решений для звука, света и видео, а пошаговое описание есть в руководстве.
Модули проще оценить руками, чем по описанию. В песочнице все разделы уже заполнены тестовыми данными: логин admin, пароль admin.