Дашборд руководителя проката: что видеть каждое утро
Руководителю прокатной компании каждое утро нужно за пять минут ответить на пять вопросов: какие проекты сегодня и завтра, что уехало со склада и что вернётся, какие брони висят без подтверждения, что сломано и хватает ли людей. Если ответы требуют обойти трёх менеджеров и склад, это не контроль, а утренняя планёрка, которая съедает час.
Пять вопросов на каждое утро
- Что сегодня и завтра. Монтажи, мероприятия, демонтажи. Где возможны пересечения по людям и машинам.
- Что в работе. Какое оборудование сейчас на проектах и что должно вернуться сегодня.
- Неподтверждённые брони. Холды на пиковые даты, которые висят неделю, — потерянные деньги.
- Ремонт. Что сломалось вчера на площадке и выпало из исправного остатка.
- Люди. Все ли роли на ближайшие проекты закрыты.
Финансовые показатели — выручка за месяц, загрузка, средний чек — важны, но смотреть их раз в неделю достаточно. Утро — про операционку.
Где руководитель смотрит это в RentRoute
Календарь. Вид дня или недели с цветными статусами: запрос, бронь, подтверждён, добор, отмена. Сразу видно, что подтверждено, а что пока холд. Если руководитель предпочитает свой телефонный календарь, личная ссылка-подписка выведет проекты в Google Календарь, Apple Календарь или Outlook — без цен.
Склад, кнопка «В работе». Показывает, что уехало на проекты сегодня; в строке видно «3/4» — сколько на месте из общего количества. Подробнее — в статье о том, что уехало на проекты.
Отметки «в ремонт». С комментарием и фото, часто прямо с площадки от техника. Ремонт уменьшает исправный остаток, поэтому менеджеры не продадут сломанное.
Карточки проектов. Люди с ролями, транспорт, тайминг, время выезда с учётом пробок, погода на площадке.
Что даёт такой утренний ритуал
Руководитель перестаёт быть узким местом: менеджеры и склад работают с теми же данными, и вопрос «а где пульт?» решается без звонка. Права доступа настраиваются так, чтобы руководитель видел всё, а менеджеры — свою часть, включая отдельную видимость цен. О задачах руководителя в целом — в материале про CRM для руководителя прокатной компании.
Если нужны цифры для разбора за месяц, разделы и сметы выгружаются в Excel — дальше их можно свести так, как удобно вам и бухгалтеру.
Утренний обзор — только часть того, что получают руководители прокатов звука, света, сцены и видео. Соберите свой на реальных проектах: после регистрации 30 дней полного доступа бесплатно.