Складской учёт для проката: почему вещи возвращаются
Складской учёт для проката устроен иначе, чем в торговле: товар магазина уходит один раз, а прокатная колонка уезжает и возвращается десятки раз за сезон. Поэтому вместо схемы «приход — расход» прокату нужны даты, состояние и маршрут каждой вещи.
Три отличия от торгового склада
Остаток зависит от календаря. В магазине 10 штук — значит, 10 можно продать. У проката 10 прожекторов могут быть свободны во вторник и полностью заняты в субботу. Цифра без дат ничего не говорит.
Вещь возвращается другой. После свадьбы в загородном клубе стойка приезжает с погнутой ногой, а кабель — без одного разъёма. Склад должен уметь сказать: «всего 12, исправно 11».
Документ движения — не накладная, а проект. Всё, что уехало, привязано к конкретному мероприятию с адресом, датами монтажа и демонтажа. Через месяц важно не «сколько отгрузили», а «где был этот пульт 14-го числа».
Почему торговая логика неудобна
Товарно-складские системы — например, МойСклад — хорошо считают закупки, продажи и остатки товара. Это сильные инструменты для своей задачи, но их логика построена вокруг движения товара к покупателю. Прокат в них, как правило, выражают через перемещения на условный склад «Выезд» и обратно, а занятость на будущие даты держат отдельно. Работать так можно, но держать в голове приходится больше, чем хотелось бы, — проверьте, как это решается в актуальной версии.
Что должен уметь склад проката
- показывать свободный остаток на конкретные даты с учётом всех смет;
- отделять исправное от того, что в ремонте;
- собирать список на выезд из сметы, а не переписывать вручную;
- видеть, что прямо сейчас на проектах;
- хранить фото и описание, чтобы в споре о состоянии вещи было на что опереться.
Как читать занятость по сметам, подробно разобрано в статье про учёт занятости оборудования.
Склад в RentRoute
В RentRoute склад — это каталог с категориями, позициями, комплектами, фото и остатком. Смета сама показывает свободное количество на даты проекта, ремонт уменьшает исправный остаток, а список комплектации собирается из сметы. Кнопка «В работе» показывает, что уехало на проекты сегодня. Как это выглядит у тех, кто сдаёт звук, свет и видео, — на странице о прокате техники для мероприятий.
Посмотреть склад проката изнутри можно без регистрации: в песочнице уже заведены позиции, сметы и проекты, логин и пароль — admin.