Списание оборудования в прокате: когда и как оформить
Списывать оборудование в прокате пора, когда вещь больше не может безопасно и надёжно отработать проект или когда её ремонт перестал окупаться. Дальше важно сделать две вещи: убрать её из доступного остатка, чтобы менеджер не поставил её в смету, и сохранить историю — где она работала и почему выбыла.
Поводы для списания
- поломка, ремонт которой стоит сопоставимо с покупкой нового;
- повреждение несущих конструкций — фермы, стойки, крепёж с трещинами;
- моральное устаревание: заказчики перестали просить, а райдеры требуют другое;
- утеря, которую подтвердили и закрыли с заказчиком;
- хронические поломки: позиция чаще у мастера, чем на проектах.
О признаках, по которым это видно заранее, — в статье про износ оборудования.
Что делать на практике
- Убрать из доступного остатка — уменьшить количество в карточке позиции.
- Записать в описании причину и дату: «2 шт. выбыли, трещина корпуса после такого-то проекта».
- Если модель выбыла целиком, не торопитесь удалять позицию: на неё ссылаются прошлые сметы и проекты.
- Годное на запчасти промаркировать и хранить отдельно от рабочего.
- Передать информацию бухгалтерии.
Бухгалтерская сторона
Как оформлять списание, зависит от того, как оборудование учтено у вас в бухгалтерии: как основные средства, малоценное имущество или иначе. Какие нужны документы, акт и комиссия, — вопрос к вашему бухгалтеру. Задача операционного учёта проще: чтобы склад и бухгалтерия говорили об одном и том же количестве. Сверку удобно делать по выгрузке — подробнее в материале выгрузка данных для бухгалтерии.
Списание и замена
Списание — удобный момент решить, нужна ли замена. Если позицию постоянно добирали у коллег, пока она стояла в ремонте, новая, скорее всего, окупится. Если спрос упал, деньги, возможно, разумнее вложить в другое. Не спешите покупать «такую же» по инерции: за годы, пока старая модель работала, рынок и райдеры могли сильно измениться.
Как это сделать в RentRoute
Отдельного документа списания в RentRoute нет: количество правится в карточке позиции, а причину удобно записать в описании. Система показывает, кто и когда менял карточку, так что правка остатка не потеряется. Склад выгружается в Excel для сверки с бухгалтерией; интеграции с 1С нет. Пока вещь ждёт решения, её можно держать в ремонте — тогда она не попадёт в исправный остаток. Больше о складе технического проката — на странице для звука, света и видео.
Проверьте, как такой порядок ложится на ваш склад: регистрация даёт 30 дней бесплатно.