Выгрузка данных для бухгалтерии из CRM проката
Выгрузка для бухгалтерии в прокатной компании — это, как правило, Excel-файлы: сметы с суммами, разбивкой на нал и безнал и НДС, списки клиентов, оборудования и персонала. Бухгалтер загружает их в свою систему или сверяет вручную. Важно договориться, какие файлы и с какой регулярностью вы передаёте, чтобы не собирать данные в последний день квартала.
Что обычно нужно бухгалтеру
Вопросы зависят от формы налогообложения и того, как устроен ваш учёт, — уточните их у своего бухгалтера. Чаще всего это:
- сметы по закрытым проектам с итогами;
- разделение сумм на нал и безнал;
- НДС, если вы его начисляете;
- реквизиты и список клиентов;
- список оборудования — для учёта имущества и инвентаризации;
- персонал — если бухгалтер ведёт расчёты с исполнителями.
Что умеет RentRoute
В RentRoute разделы выгружаются в Excel: склад, клиенты, персонал, команда, гараж. Сметы тоже выгружаются в Excel и в PDF, причём галочками можно выбрать, что войдёт в документ: сводная по разделам, расчёт до скидки, нал и безнал. В самой смете нал, безнал и НДС пересчитываются сразу при изменении позиций — о том, как это устроено, подробнее в статье про нал и безнал в смете.
Кроме того, данные компании можно выгрузить целиком архивом. Ежедневные резервные копии делаются автоматически, но собственный архив — хорошая привычка, например раз в квартал.
Интеграций с 1С нет
Интеграции с 1С и другими бухгалтерскими системами в RentRoute нет. Нет и приёма оплат от заказчиков, выставления счетов через банк и кассы. Бухгалтерия ведётся в своей программе, а RentRoute передаёт ей данные через Excel. Если вам нужна прямая синхронизация, это стоит учитывать при выборе. Сравнение подходов — в материале про 1С для проката оборудования.
Как наладить передачу без авралов
- Договоритесь с бухгалтером о формате: какие колонки нужны и в каком порядке.
- Выбирайте момент передачи по факту: например, сметы за неделю каждую пятницу.
- Сохраняйте выгрузки в одной папке с датой в названии.
- Если проект закрыт, не меняйте смету задним числом — сделайте новую версию.
Доступ к разделам и видимость цен настраиваются ролями: например, цены можно открыть бухгалтеру и руководителю и скрыть от кладовщика.
Остальные возможности для прокатов оборудования под мероприятия собраны на странице решения. Выгрузить смету и склад в Excel и показать файлы бухгалтеру можно после регистрации: 30 дней бесплатно.