Бронирование оборудования для мероприятий: от холда к заказу
Бронирование оборудования для мероприятий проходит три стадии: запрос, бронь (холд) и подтверждённый заказ. Чтобы бронь работала, у неё должен быть срок, ответственный и проверка свободного остатка на даты — иначе вы держите технику для того, кто давно передумал, и отказываете тому, кто готов платить.
Стадии брони
Запрос. Заказчик спросил, есть ли у вас звук на 300 человек на 14-е. Технику ещё не держим, но фиксируем, что был интерес.
Холд. Вы отправили смету, заказчик думает. Оборудование временно закреплено за проектом. Здесь важно назвать срок: например, держим до пятницы, дальше — по ситуации.
Подтверждение. Заказчик согласовал смету и выполнил условия — договор, предоплата, письмо. Техника закреплена окончательно.
Что делать с деньгами на этом этапе, разобрано в статье про предоплату в прокате.
Два заказчика на одну дату
Классика сезона: на субботу холд у агентства, а тут звонит прямой заказчик и готов подтвердить сегодня. Варианты:
- Позвонить первому и предложить подтвердить сейчас или освободить дату.
- Закрыть второй заказ частично своим складом, частично добором у коллег.
- Отказать второму — если первый важнее для вас стратегически.
- Предложить второму соседнюю дату или другой состав, если мероприятие у него гибкое.
Какое правило ни выбрать, оно должно быть одинаковым для всех менеджеров и известно заказчикам заранее.
Проверка остатка
Бронировать «на глаз» опасно: восемь моноблоков на складе ещё не значит восемь свободных на субботу. Часть уже в другой смете, часть в ремонте. Нужно видеть именно свободный остаток на даты с учётом всех броней — подробнее в материале про свободный остаток оборудования на даты.
Бронь в RentRoute
В RentRoute у проекта статус: запрос, бронь (холд), подтверждён, добор, отмена — его видно на календаре всей команде. В смете позиции подсказываются со свободным остатком на даты проекта с учётом других смет, а оборудование в ремонте уменьшает исправный остаток. Если своего не хватает, в общем каталоге доборов можно найти технику у других прокатных компаний. Всё для техпрокатов — на странице для ивент-проката.
Попробуйте поставить два пересекающихся проекта в песочнице и посмотрите, как меняется остаток: логин admin, пароль admin.