Чек-лист подготовки проекта: от заявки до выезда
Чек-лист подготовки проекта удобнее всего строить по времени: что должно быть готово за две недели, за три дня, накануне и в день выезда. Так каждый пункт привязан к сроку и человеку, а не висит в общем списке «не забыть», который вспоминают в пятницу вечером.
Чек-лист по срокам
За две недели и раньше
- Проект заведён: даты, заказчик, площадка, статус.
- Смета согласована и отправлена, заказчик её открыл.
- Оборудование проверено по свободному остатку на даты; недостающее — в добор или замена.
- Площадка известна технически: подвес, электричество, въезд, лифт.
- Бронь переведена в «подтверждён» после предоплаты или письма.
За три дня
- Люди назначены с ролями, фрилансеры подтвердили.
- Транспорт закреплён, посчитано время выезда.
- Тайминг по дням согласован с площадкой и заказчиком.
- Списки на пропуск отправлены.
- Оборудование из ремонта вернулось или найдена замена.
Накануне и в день выезда
- ТЗ отправлено бригаде и водителю.
- Проект собран на складе, всё отмечено как погруженное.
- Погода на площадке проверена, если есть улица.
- Контакт на площадке подтверждён.
- После мероприятия — приёмка и отметки о поломках.
Где каждый пункт живёт в RentRoute
Почти всё из этого списка — поля одной карточки проекта в RentRoute. Даты, площадка с её техническими данными, тайминг по дням, люди с ролями, транспорт, сметы, файлы. Смета показывает свободный остаток на даты проекта с учётом других смет, а отправка ссылкой сообщает, открывал ли её заказчик. Статусы в календаре — запрос, бронь, подтверждён — отражают, на каком этапе проект.
ТЗ уходит бригаде по QR-коду или ссылке и открывается на телефоне без регистрации. Подробно о его содержании — в статье про техническое задание на монтаж. Склад собирает проект в режиме «Собрать»: отметки видны всем в реальном времени, а если количество в смете изменилось, отмеченная позиция подсвечивается. Погрузке отдельно посвящён материал про чек-лист погрузки оборудования. Время выезда считается с учётом пробок, погода, рассвет и закат видны в проекте.
Кто отвечает за чек-лист
Один человек — менеджер проекта. Не «все понемногу». Остальные отвечают за свои пункты, но смотрит на картину целиком только он.
Такой порядок подготовки удобно держать в системе, сделанной для компаний, обеспечивающих мероприятия техникой. Пройдите этот чек-лист на тестовом проекте в песочнице: логин admin, пароль admin, данные сбрасываются раз в сутки.