Учёт транспорта прокатной компании: машины и водители
Учёт транспорта в прокате сводится к трём вопросам: какие машины есть и в каком они состоянии, кто на них ездит и какая машина занята на каком проекте. Если ответы разбросаны по головам водителей и чату, в субботу утром две бригады претендуют на одну «Газель», а третья машина стоит без резины.
Что записывать про каждую машину
- модель и госномер, грузоподъёмность и объём кузова;
- вид топлива;
- закреплённый водитель или список тех, кому можно её доверить;
- сезонная резина: что сейчас стоит и когда менять;
- заметки: «не заезжает в подземный паркинг», «гидроборт».
Объём кузова важнее, чем кажется: стол-трансформер, 150 стульев и сценический подиум в одну машину не войдут, и это лучше понять в среду, а не на погрузке.
Машина как часть проекта
Транспорт стоит назначать в проект так же, как людей. Тогда видно, что фургон занят в пятницу на демонтаже выставки и в субботу утром на свадьбе не появится. Сюда же — время в пути: из-за пробок машина, которая «успевает», на самом деле приедет на площадку через полтора часа. Логистику доставки мы подробно разбирали в статье про логистику мероприятий.
Раздел «Гараж» в RentRoute
В RentRoute есть отдельный раздел «Гараж»: машины, водители, вид топлива и средние цены на АЗС в вашем регионе — удобно, когда прикидываете стоимость доставки. Есть напоминание о сезонной смене резины, которое учитывает климат вашего города, — подробнее о нём в материале про смену резины в автопарке.
В карточке проекта есть блок транспорта, а по адресу склада система считает время в пути до площадки с учётом пробок и подсказывает, во сколько выезжать. Если машины сейчас учитываются в таблице, раздел можно заполнить импортом из Excel.
Чего в RentRoute нет
Честно: RentRoute не заменяет GPS-трекинг, топливные карты и путевые листы. Это CRM для прокатной компании, а не система управления автопарком такси. Если у вас десятки грузовиков и диспетчерская служба, понадобится специализированный инструмент. Для типичного проката с двумя-шестью машинами «Гаража» и транспорта в проекте обычно хватает.
Машины в RentRoute связаны со складом, сметами и людьми — так, как это нужно прокатам оборудования для мероприятий. Раздел «Гараж» с тестовыми машинами можно полистать в песочнице: логин admin, пароль admin.