Смета на корпоратив: техника, декор, мебель, аттракционы
Смета на корпоратив обычно собирается из четырёх частей: техника для программы, декор, мебель и развлечения — аттракционы, фотозона, игровая зона. Каждую лучше считать отдельной зоной со своим итогом: заказчик-компания почти всегда согласует бюджет с руководством и будет резать его по частям.
Что спросить у заказчика
Корпоративы сильно отличаются друг от друга. Новогодний вечер на 300 человек в ресторане, летний выезд за город с командными играми и день рождения компании в лофте — это три разные сметы. Уточните:
- формат: банкет, фуршет, выезд, тимбилдинг;
- программу: ведущий, артисты, награждение, видеоролики;
- площадку и что на ней уже есть;
- кто ещё работает на мероприятии — кейтеринг, агентство, артисты со своим райдером.
Четыре блока сметы
Техника. Звук для ведущего и артистов, свет для сцены и зала, экран для видеообращения директора и награждения, техник на весь вечер.
Декор. Оформление входа, сцены, фотозона в цветах бренда, текстиль и подсветка.
Мебель. Банкетные столы и стулья, барные стойки, лаунж-зона, если формат фуршетный.
Развлечения. Аттракционы, игровые автоматы, фотобудка. Здесь своя специфика — оператор на каждом аттракционе, требования к площади и электричеству. Как это учитывать, разобрано в статье про аттракционы на корпоратив.
Бюджет по частям
Покажите заказчику итог по каждой зоне и общий. Так HR-менеджеру проще обосновать бюджет руководству и проще сократить: убрать фотобудку, а не урезать звук на треть. Если части корпоратива делают разные подрядчики, общую смету удобнее собрать из их смет, а не перепечатывать вручную. Взгляд со стороны организатора — в материале про CRM для организации корпоративов.
Корпоратив в RentRoute
В RentRoute зоны в смете получают свои дни аренды и итог, а несколько смет объединяются в одну — зонами или общим списком. Позиции подсказываются со свободным остатком на дату, в декабре это спасает от двойной брони, когда корпоративы идут подряд. Галочками выбирается, что увидит заказчик: сводная по разделам, расчёт до скидки, нал и безнал. Всё для агентств и подрядчиков праздников — на странице для свадебных и ивент-проектов.
Посчитайте свой следующий корпоратив в RentRoute — регистрация даёт 30 дней полного доступа бесплатно.