Согласование сметы с заказчиком без потерянных писем
Согласование сметы с заказчиком проходит быстрее, когда смета живёт по одной ссылке, у каждой отправки есть своя версия, а вы знаете, открывал ли её заказчик. Тогда правки не теряются в переписке, а вопрос «какую версию вы утвердили?» не возникает.
Как согласование обычно затягивается
Свадьба, пара и их организатор. Первая смета уходит в понедельник письмом. Во вторник организатор просит убрать дым-машину и добавить второй экран. В среду невеста пишет в мессенджер, что экран не нужен, а дым — нужен. В четверг отец жениха звонит и спрашивает, почему сумма отличается от той, что он видел. Четыре файла, три канала связи, и никто не уверен, какая версия последняя.
Правила, которые сокращают круги
- Одна точка правды. Смета — по ссылке, а не вложением. Новые правки — новая версия по той же системе.
- Видно, что смету открыли. Если открыли и молчат — звоните с конкретным вопросом.
- Срок действия. «Цены актуальны до 15-го» — честно и для вас, и для клиента, особенно в сезон.
- Заказчик видит то, что нужно ему. Сводная по разделам — для руководителя, подробный расчёт — для технического специалиста.
- Утверждение фиксируется. Пришло «да» — проект переходит в статус «подтверждён».
Смета по ссылке в RentRoute
В RentRoute смета отправляется заказчику ссылкой: открывается с телефона, PDF внутри. У каждой отправки своя версия, видно, открывал ли её заказчик, и можно задать срок действия ссылки. Галочками вы выбираете, что увидит клиент: сводную по разделам, тайминг, расчёт до скидки, нал и безнал. Подробнее о версиях — в статье про версии сметы.
Сами правки вносятся в смету в проекте: количество, смены, скидки, наценки и НДС пересчитываются сразу, а свободный остаток на даты проекта показывает, есть ли тот самый второй экран. Затем вы отправляете новую версию. Принять оплату или подпись внутри ссылки RentRoute не позволяет: утверждение приходит от заказчика как обычно, а вы меняете статус проекта.
Если в мероприятии несколько подрядчиков, их сметы можно объединить в одну зонами или общим списком, чтобы заказчик согласовывал один документ. Подробнее о самой отправке — в материале про смету ссылкой.
Чем это заканчивается
Невеста открывает одну ссылку с телефона и видит последнюю сумму. Отец жениха — ту же. Организатор знает, что версия, которую утвердили, — именно эта.
Смета ссылкой особенно выручает свадебные и ивент-агентства, где решение принимают сразу несколько человек. Отправьте первую смету и проследите, как её открывают: после регистрации 30 дней бесплатно.