Отправка сметы заказчику ссылкой: версии и просмотры
Отправить смету ссылкой — значит дать заказчику адрес, по которому смета открывается в браузере с телефона, без вложений и скачивания. Для вас главное преимущество не в удобстве заказчика, а в контроле: видно, открывал ли он смету, какую версию видел и до какого числа действует предложение.
Чем ссылка лучше файла
С файлом в почте у прокатов три хронические проблемы:
- Не знаешь, открыли ли. Заказчик молчит три дня — он думает или письмо в спаме?
- Не помнишь, что отправил. Смету правили четыре раза, а в почте вложения «смета.pdf», «смета (1).pdf», «смета_новая.pdf».
- Старая цена живёт вечно. Заказчик находит в почте мартовский PDF и в ноябре хочет ту же сумму.
Ссылка закрывает все три.
Как это устроено в RentRoute
Из сметы проекта формируется ссылка для заказчика. Что важно на практике:
- Открывается с телефона. Заказчик читает смету в такси, а не ищет ноутбук. PDF доступен внутри, если нужно переслать бухгалтерии.
- У каждой отправки своя версия. Поменяли количество радиомикрофонов и отправили снова — это новая версия, а старая не перезаписывается. Вы всегда знаете, что именно видел заказчик в тот момент. Подробнее о работе с версиями — в статье про версии сметы.
- Видно, открывал ли. Не нужно звонить с вопросом «вы получили?» — понятно, смотрел заказчик или нет.
- Можно задать срок. Ссылка действует до указанной даты. Сезонная цена не переживёт сезон.
Как и в PDF, перед отправкой галочками выбирается, что увидит заказчик: сводная по разделам, тайминг, расчёт до скидки, нал и безнал. Как выбрать уровень детализации под разных заказчиков, — в статье про смету в PDF.
Как использовать «просмотрено» с толком
- Открыл и молчит сутки — хороший момент для звонка: смета у него перед глазами, вопросы есть, но он их не задал.
- Не открыл три дня — уточните, тот ли адрес, дошло ли сообщение.
- Открывал много раз — вероятно, показывает смету коллегам или сравнивает с конкурентами. Спросите, не нужна ли другая разбивка.
Если вы подрядчик
Ссылка на смету полезна и в обратную сторону. Если вы делаете звук и свет для ивент-агентства, которое тоже работает в RentRoute, агентство может вставить вашу смету к себе в проект по ссылке — без перепечатывания строк. А несколько смет от разных подрядчиков объединяются в одну, зонами или общим списком.
Одна оговорка: принимать оплату по ссылке нельзя — оплаты от ваших заказчиков RentRoute не принимает, это остаётся за вашим счётом и банком. Ссылка — для согласования, а не для кассы.
Ссылки на сметы, версии и отметки о просмотре входят в RentRoute для проката звука, света и видео. Отправьте себе первую смету ссылкой после регистрации — 30 дней бесплатно.