Смета в PDF для заказчика: что показать, а что скрыть
PDF-смета для заказчика должна показывать ровно столько, сколько нужно ему для решения: итог, состав по разделам и условия. Полный список из двухсот строк с моделями уместен для технического директора площадки, а финансовому директору заказчика нужна сводная на одну страницу. Поэтому правильный вопрос не «как оформить PDF», а «кому он уходит».
Четыре вещи, которые стоит включать или выключать
Сводная по разделам
Звук, свет, видео, сцена, персонал, логистика — по строке на раздел с итогом. Это то, что заказчик читает первым и часто единственным. Для согласования бюджета обычно её достаточно.
Тайминг
Монтаж, саундчек, мероприятие, демонтаж — по дням и часам. Для площадки и организатора это не менее важно, чем цифры: тайминг сразу показывает, когда вам нужен доступ и сколько дней техника стоит на площадке.
Расчёт до скидки
Показывать ли полную цену и скидку — вопрос переговорной тактики. Постоянному заказчику полезно видеть, сколько он экономит. Новому иногда лучше показать только итог, чтобы разговор не свёлся к торгу за ещё пять процентов.
Нал и безнал
Если вы работаете с обоими вариантами, заказчику проще выбрать, увидев оба итога сразу. Если только безнал с НДС — показывайте разбивку налога. Как устроен такой расчёт, разобрано в статье про нал и безнал в смете.
Под кого какой PDF
- Частный заказчик (свадьба, юбилей): сводная, тайминг, итог. Без моделей и артикулов.
- Ивент-агентство: полная детализация, оно перепродаёт и должно понимать состав.
- Корпоративный заказчик: сводная для согласования бюджета, полный список — по запросу технического специалиста.
- Площадка: состав оборудования и тайминг, цены не нужны.
Как это сделано в RentRoute
PDF собирается из сметы проекта. Перед выгрузкой галочками выбирается, что увидит заказчик: сводная по разделам, тайминг, расчёт до скидки, нал и безнал. Ту же смету можно выгрузить в Excel, если заказчику нужно вставить её в свой бюджет.
Если в смете есть зоны — велком, основной зал, вторая сцена, — каждая выводится со своими днями аренды и итогом. Заказчик видит не только общую сумму, но и стоимость каждой части события.
PDF или ссылка
PDF во вложении — стандарт, но после отправки вы о нём ничего не знаете. Ссылка на смету открывается с телефона, PDF внутри, у каждой отправки своя версия, и видно, открывал ли её заказчик. Многие отправляют ссылку, а PDF прикладывают для бухгалтерии. Как вести переписку до финальной версии, — в статье о согласовании сметы с заказчиком.
Больше о сметах для проката звука, света и видео — на странице решения для техпроката. Выгрузите PDF с разными галочками сами в песочнице — логин и пароль admin.