Учёт оборудования в Google Таблицах: где предел
Учёт оборудования в Google Таблицах честно работает, пока позиций одна-две сотни, файл правят один-два человека, а заказы редко пересекаются по датам. Ломается он не от количества строк, а от занятости по датам, одновременной работы нескольких людей и разрыва между складом и заказом.
Что в таблицах хорошо
- бесплатно и привычно, учиться ничему не нужно;
- доступ из браузера и с телефона, совместное редактирование;
- гибкость: любая колонка, любая формула;
- данные легко выгрузить и перенести.
Для старта проката инструмента — перфораторы, генераторы, виброплиты, леса — это нормальный выбор. Подробнее о плюсах и минусах — в статье Google Таблицы для проката.
Где таблица начинает ломаться
Даты. Лист «Склад» показывает, сколько всего. Чтобы понять, сколько свободно на 12–15 число, нужна сетка «позиция × день» и формулы, которые кто-то поддерживает. Одна ошибка в диапазоне — и генератор числится свободным, когда он на объекте.
Одновременная работа. Два менеджера правят одну строку, кто-то сортирует лист, пока другой вписывает заказ. Откатиться можно по истории версий, но заметить проблему вовремя трудно.
Заказ отдельно от склада. Заказы в одной вкладке, остаток в другой, клиенты в третьей. Связь между ними держится на копировании.
Ремонт. Пометка «в ремонте» цветом ячейки не вычитается из остатка сама, если формулы этого не умеют.
Доступ. Скрыть закупочные цены от одного сотрудника и показать другому в рамках одного файла непросто.
Признаки, что пора переходить
- вы чаще чините формулы, чем работаете;
- случилась хотя бы одна двойная выдача;
- файл правят больше трёх человек;
- клиент спрашивает историю прошлых заказов, а её приходится собирать по вкладкам.
Что предлагает RentRoute
RentRoute — облачная CRM для прокатных компаний, тоже работает в браузере. Склад с остатком и ремонтом, сметы со свободным остатком на даты с учётом других смет, календарь и клиенты связаны между собой, а видимость цен настраивается ролями. Учтите: RentRoute рассчитан на прокат под проекты и выезды, а не на кассу почасовой выдачи. Переезд из таблицы — через импорт из Excel, колонки распознаются по заголовкам. Подробнее — на странице для проката инструмента и техники.
Сравните на своих данных: в песочнице можно посмотреть тестовый склад без регистрации, логин и пароль admin.